Hankkeiden hankinnassa ostetaan tai myydään tuotteita tai palveluja hankkeen asiakirjoissa määriteltyjen erilaisten töiden suorittamiseksi. On useita vaiheita sen varmistamiseksi, että tämä tehdään oikein. Projektinhallintakeskuksen (PMI) julkaisemien, maailmanlaajuisesti tunnustettujen standardien mukaisesti, joka on kirjattu "Opas projektinhallintayksikölle" (PMBOK), on kuusi prosessiryhmää, jotka liittyvät suoraan hankintojen hallintaan. Nämä prosessiryhmät sisältävät sopimuksen kaikki aspektit tietojen keräämisestä sopimuksen purkamiseen.
Suunnittele hankinnat
Suunnitelman hankintaprosessi tapahtuu projektin suunnitteluvaiheessa. Tässä prosessissa PM työskentelee tiimin kanssa suunnitellakseen, mitä ostetaan ja / tai hankitaan. Käytetyt työkalut ja tekniikat ovat make-or-buy-analyysi, asiantuntija-arvio ja sopimustyypit. Tavoitteena on tulla mahdollisimman koulutetuksi kaikissa mahdollisuuksissa. Kun tämä prosessi on saatu päätökseen, PM-tiimi voi alentaa keskeisiä tietoja.
Suunnittele sopimus
Suunnitelman sopimus voidaan määritellä siten, että se käyttää suunnitelman hankintavaiheen tietoja informaation kaventamiseksi ja mahdollisten myyjien tunnistamiseksi. Tämä tapahtuu projektin toteutusvaiheessa. Tässä prosessissa käytetyt työkalut ja tekniikat ovat vakiolomakkeita ja asiantuntija-arvioita.
Pyydä myyjän vastauksia
Hallinnoi hankinnat tapahtuu hankkeen toteutusvaiheessa. PM-tiimi on luonut selkeän kuvan siitä, mitä hankkeen toteuttaminen edellyttää. Tiimi kerää ja arvioi tarjouksia, tarjouksia ja ehdotuksia tietoon perustuvan päätöksen tekemiseksi. Tämän prosessin aikana käytettävät työkalut ja tekniikat sisältävät tarjoajien konferenssit, mainonnan ja pätevän myyjän luettelon.
Valitse Myyjät
Kun joukkue päättää, he valitsevat myyjät ja aloittavat neuvottelut. Tähän prosessiin on olemassa useita työkaluja ja tekniikoita. Niihin kuuluvat punnitusjärjestelmä, riippumattomat arviot, seulontajärjestelmä, sopimusneuvottelut, myyjän luokitusjärjestelmä, asiantuntijalausunto ja ehdotusten arviointitekniikat. Nämä työkalut ja tekniikat auttavat ryhmää punnitsemaan kaikki tekijät ja tekemään tietoon perustuvan päätöksen.
Sopimushallinto
Sopimuksen hallinnointi tapahtuu hankkeen seuranta- ja valvontavaiheessa. Siellä työ tehdään. PM: n päätehtävänä on hallinnoida ostajan ja myyjän välisiä suhteita ja varmistaa, että sopimusvelvoitteet ja ehdot täyttyvät. Tämän prosessin aikana käytettävät työkalut ja tekniikat ovat sopimusmuutoksen hallintajärjestelmä, ostajan suorittamat suorituskykytarkastukset, tarkastukset ja auditoinnit, suorituskykyraportointi, maksujärjestelmä, korvausten hallinta, tietokannan hallintajärjestelmä ja tietotekniikka.
Sopimuksen päättäminen
Sopimuksen sulkemisprosessi tapahtuu hankkeen päättymisvaiheessa. Työ on tehty, ja nyt joukkue lopettaa avoimet kysymykset sekä tarkistaa sopimuksen varmistaakseen, että kaikki ehdot täyttyvät ja että hankkeen aikana pyydetyt muutokset saatiin päätökseen ja heijastavat sopimuksen muutoksia. PM käyttää kahta työkalua ja tekniikkaa tähän prosessiin, hankintatarkastuksiin ja tietokannan hallintajärjestelmään. Saatujen kokemusten kirjaaminen auttaa tulevia hankkeita.
