Suorituskykyraportti on arvokas liiketoimintatyökalu. Sen avulla voit dokumentoida ja seurata työntekijöiden esityksiä. On tärkeää kirjoittaa nämä raportit huolellisesti, koska ne voivat olla katalysaattoreita, jotka edistävät työntekijöiden positiivisempaa tai negatiivisempaa käyttäytymistä. Hyvin kirjoitettu suorituskykyraportti yhdistää tietoa, analyysiä, rehellisyyttä ja tahdikkuutta.
Keskitä raportti useiden havaintojen ympärille, joita varten sinulla on tietoja. On tärkeää pitää muistiinpanoja työntekijöille ennen raportin kirjoittamista ja vedä sitten tiedot näistä muistiinpanoista kertomuksen laatimiseksi. Varmista, että havainnot olivat ensin ja eivät kuuloisia. Esimerkki ensimmäisestä havainnosta voi olla huomautus, jonka kirjoitit ja jätit huomatessasi, että työntekijä saapui 30 minuuttia myöhään töihin tiettynä päivänä.
Kirjoita käyttäytymisistä, jotka liittyvät nimenomaan tehtyyn työhön. Työhön liittyvä käyttäytyminen on vuorovaikutus kollegoiden kanssa, yksityiskohtien huomioiminen, paperityön laatu, yleinen asenne ja täsmällisyys.
Keskitä raportti käyttäytymisestä, josta on keskusteltu suullisesti työntekijän kanssa. Kommenttisi eivät saisi olla yllätys työntekijälle.
Keskity positiiviseen, mutta varmista, että luetellaan objektiivisesti myös negatiiviset tapahtumat. Saatat kirjoittaa jotain, kuten "Mr. Jones ylläpitää positiivisia vuorovaikutuksia työtovereidensa kanssa. Hän pysyy myöhässä, jos se on tarpeen työn suorittamiseksi. Hänellä on ollut ongelmia työhön ajoissa, kuten osoittavat havainnot 11., 20. ja 27. kesäkuuta."
Ole tiivis ja täsmällinen. Mainitse esimerkkejä erityisistä esiintymisistä. Pidättäydyttäkää nykimistä. Huono esimerkki tästä olisi jotain sellaista, että "Ms Smith ei toimi hyvin työssä. Hän vain tuntuu huonolta istunnosta. En tiedä, mitä tulevaisuudessa voi olla, jos hän ei pysty. … "Parempi esimerkki olisi", rouva Smithillä on ollut kaksi epäilystä, joita kaksi eri työtoveria on esittänyt hänelle useaan otteeseen hänen loukkaavasta ja epäkunnioittavasta puheestaan."
Yhdistä suorituskykyraportti aiempiin raportteihin. Ilmoita alueet, jotka saattavat olla parantuneet, huonontuneet tai pysyneet samoina. Esimerkiksi, voit kirjoittaa: "Viimeisellä neljänneksellä Mr. Thompsonin tuotannot olivat 75 prosenttia pienemmät kuin mitä yhtiö pitää hyväksyttävinä. Viimeisimmän arviointinsa jälkeen hänen tuotanto on kuitenkin parantunut merkittävästi ja täyttää nyt yrityksen vaatimukset."
Kommunikoi arvostus positiivisista käyttäytymisalueista. Voit kirjoittaa jotain, kuten "Brownin positiivinen asenne vaikuttaa ympärillään oleviin ja tekee työpaikasta paremman ympäristön."
Anna palautetta siitä, miten haluat nähdä heikommat alueet parantuvan. Yhdistä raportti tuleviin tavoitteisiin. Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Hartzog ei ole toimittanut viikoittaisia opetussuunnitelmiaan neljällä kertaa. Seuraavan lukukauden aikana hallinto haluaisi, että hän kääntää opetussuunnitelmansa viikon perjantaina."
Kirjoita raportti, kun olet positiivisessa mielessä. Muista tarkistaa raportti vähintään useita tunteja sen kirjoittamisen jälkeen, jotta voit korjata mahdolliset muutokset.
Kannusta työntekijöitä kommunikoimaan kanssasi raportista, kun he ovat saaneet sen, jos he haluavat. Käytä analyysia mahdollisuutena tehdä yhteistyötä myönteisesti kohti henkilökohtaista parannusta sekä koko yrityksen parantamista.
