Laatuaudit ovat tärkeä osa auttaa yrityksiä kasvamaan ja menestymään, koska ne tarjoavat keinon arvioida liiketoiminnan tehokkuutta ja kustannustenhallintastrategioita. Onko tarkastuksessa keskitytty tuotteisiin tai prosesseihin, tulokset auttavat johtajia määrittämään, kuinka hyvin strategiat toimivat, tunnistaa ongelmien taustalla oleva syy ja tarvittaessa ryhtyä korjaaviin toimiin. Tietäen, miten sisäinen laadunvalvonta suoritetaan, on tärkeä askel yrityksesi menestyksen varmistamisessa.
Alustava katsaus
Toimenpiteet, joita teet ennen paikan päällä suoritettavaa laadunarviointia, voivat määrittää tarkastuksen tehokkuuden. Prosessi alkaa laatimalla yksityiskohtainen tarkastussuunnitelma, joka toimii etenemissuunnitelmana paikan päällä tehtävän tarkastelun suorittamiseksi. Määritä aikataulu, tarkastuksen laajuus ja tarkastuspaikka. Kerää ja tarkista kirjalliset asiakirjat, mukaan lukien tuotteen tai prosessin laadunhallintapolitiikka, vakiotoimintamenettelyt ja käsikirjat. Päätä ja laadi alustava luettelo henkilökohtaisista haastatteluista, jotka suoritetaan paikan päällä tehtävän tarkastelun aikana. Muista, että alustava luettelo, joka sisältää tyypillisesti osaston johtajan tai esimiehen ja avainhenkilöt, voi laajentaa aktiivisen tarkastusvaiheen aikana.
Kokoa tarkastusasiakirjat
Jokaisella tilintarkastusryhmän jäsenellä on oltava tarkastuslista sekä lomakkeet tai nauhuri, joka tallentaa tietoja henkilökohtaisten haastattelujen aikana. Jokaisella jäsenellä olisi oltava myös viitetiedot, kuten kopiot vakiotoimintamenettelyistä. Tarkistuslista on kriittinen tietojen ja havaintojen tallentamiseksi sekä sen varmistamiseksi, että et unohda mitään. Vaikka tarkistuslistan kohdat vaihtelevat riippuen tarkastettavasta osastosta, tuotteesta tai prosessista, tarkistuslista koostuu tyypillisesti osista, arviointikohdista kussakin osassa, luokitusjärjestelmästä ja kommenttitilasta. Yhteisiä osioita ovat osastojen organisaatio, fyysinen työympäristö, laatujärjestelmän osat, kuten SOP-toiminnot ja suorituskykytestaus.
Paikan päällä suoritettavan tarkastuksen suorittaminen
Paikan päällä tehdyssä tarkastelussa keskitytään tietojen keräämiseen, joiden avulla voit selvittää, noudattaako kyseinen osasto laadunvalvontastandardeja ja noudattaen vakiintuneita laadunvalvontamenettelyjä. Tämä vaihe koostuu toimista, mukaan lukien havainnointi, testaus ja henkilökohtaiset haastattelut. Useimmiten tarkastusryhmä suorittaa tietyt tehtävät, kuten suorituskyvyn tai laadun testauksen ja henkilökohtaiset haastattelut, kulissien takana. Tämä auttaa ryhmää välttämään päivittäisen toiminnan keskeyttämisen mahdollisimman paljon. On tärkeää ymmärtää, että kuten henkilökohtaisissa haastatteluissa, sekä tarkastussuunnitelma että tarkistuslista voivat laajentaa arvioinnin laajuutta ja syvyyttä riippuen siitä, mitä havaitset aktiivisen tarkastusvaiheen aikana.
Viimeistely ja seuranta
”Todellinen” työ alkaa, kun tarkastuksen aktiivinen vaihe on valmis. Laadullisen tarkastuksen viimeinen vaihe alkaa kokouksesta, jossa tarkastellaan, käsitellään ja määritellään tarvittavat vaiheet laadunäkökohtien ja ongelmallisten alueiden korjaamiseksi. Luo hallintaraportti, joka kertoo nämä tiedot. Kun omistaja ja johtajat päättävät tarkastustulosten tarkistamisen, olisi järjestettävä strategiakokous, jossa keskitytään analysoimaan ja päättämään, miten - ja joskus - sisällytetäänkö tilintarkastusryhmän esittämät ratkaisut laadun parantamiseen.
