Luo sisäänosto
Projektin salkun prosessi on menetelmä, jolla voidaan maksimoida kaikkien organisaatiosi tietyn ajan kuluessa toteuttamien hankkeiden tuottopotentiaali, jollei resursseja ole rajoitettu. Ennen kuin aloitat projektin salkunhallinnan, luo ymmärryksen ja yhteistyön ympäristö oman organisaationne tärkeimpien päättäjien keskuudessa. Hankekokonaisuuteen voi sisältyä sellaisten hankkeiden päättäminen, jotka voivat olla menestyksekkäitä ja oikea-aikaisia sellaisten hankkeiden hyväksi, joilla on suurempi taloudellinen tai strateginen vaikutus liiketoimintaan. On tärkeää, että esimiehet ymmärtävät tämän käsitteen välttääkseen pahoinpitelyä, kun tämä tapahtuu. Edistää tiimipohjaista asennetta projektien valintaan sen sijaan, että tunnistettaisiin pieniä työntekijäryhmiä tietyillä hankkeilla. Näin vältetään hylkäämisen tunteet projektiryhmissä, jotka siirretään uudelleen tai jaetaan uusiin projekteihin.
asettaa etusijalle
Hankesalkunhallintaprosessin aikana jaat resursseja, kuten aikaa, rahaa, työntekijöiden tuottavuutta ja teknologiaa, hankkeisiin, jotka myötävaikuttavat yrityksen kannattavuuteen. Ennen kuin harkitsemme tiettyjä hankkeita, laadi luettelo prioriteeteista, joiden perusteella kukin voi arvioida. Seuraa jatkuvasti prioriteettiluetteloa ja mukauta sitä muuttuviin strategisiin tavoitteisiin ja kehittyvään liiketoimintaympäristöön. Hankkeiden priorisoinnin kohteina voivat olla kustannukset, tulot, markkinointivaikutukset, aikataulut ja tiettyjen tavoitteiden saavuttaminen.
Määritä kapasiteetti ja kysyntä
Kaikki organisaatiot kohtaavat ongelman käyttää rajallisia resursseja mahdollisimman tehokkaasti. Kerää tietoa resurssien kapasiteetista ja kunkin hankkeen resurssivaatimuksista ennen prioriteettiluettelon määrittämistä, mitkä hankkeet toteutetaan. Kaikkien valittujen projektien resurssien kokonaiskysyntä ei voi ylittää yrityksen resurssien kapasiteettia. Jos yrityksessänne on esimerkiksi kymmenen tietokonetta ja kaksikymmentä työntekijää, jotka eivät voi valita projektityötä, et voi valita sellaista projektiryhmää, joka vaatii kaksikymmentäkolme työntekijää ja yksitoista tietokonetta. Budjettirajoitukset ovat myös suuri tekijä optimaalisen hankekokonaisuuden määrittämisessä.
Optimoi projektisalkku
Olet valmiina valitsemaan joukon hankkeita, jotka toteutetaan ja jotka maksimoivat strategisen merkityksesi yrityksellesi. Muista, että hankkeita, joita ei ole valittu alun perin, ei välttämättä poisteta; vähemmän prioriteettisia hankkeita voidaan toteuttaa, kun resurssit vapautuvat korkeampien prioriteettihankkeiden loppuunsaattamisesta.
On olemassa useita ohjelmistopaketteja, jotka auttavat sinua projektin salkun prosessissa, mutta yksinkertaisemmille projektisalkkuille voidaan käyttää päätöksentekopuuta kaikkien valittujen hankkeiden yhdistämiseen liittyvien mahdollisuuksien määrittämiseen. Seuraa artikkelin lopussa olevaa linkkiä esimerkkinä projektin päätöksentekopuusta.
Ensin luetellaan jokainen projekti yhdessä sen kokonaiskustannusten ja työntekijöiden, teknologian ja muiden resurssien vaatimusten kanssa. Selvitä sitten projektit, jotka ovat korkeimpia hankkeen painopisteiden mukaan, ja valitse sitten hankkeiden kohde, johon haluat osallistua. Muista, että kaikkien valittujen hankkeiden kokonaisresurssivaatimusten on oltava pienempiä kuin koko resurssi. Kun uusia potentiaalisia hankkeita tuodaan organisaatiosi ja kun nykyiset hankkeet ovat valmiit, tarkastele uudelleen hankesalkun prosessia, jotta voit päättää, mitkä uudet hankkeet ansaitsevat uudet resurssit päivitetyn prioriteettiluettelon ja resurssien avulla.
