Jopa automatisoidussa palkkahallintojärjestelmässä tapahtuu virheitä. Ei ole harvinaista, että Kalifornian työnantaja maksaa vahingossa palkkaa tai palkkaa työntekijälle. Ylimaksujen palauttaminen ei ole niin yksinkertaista kuin vähennyksen tekeminen palkasta. Työnantajien on saatava työntekijöiltä kirjallinen hyväksyntä vähennyksen tekemiseksi, ja heidän on noudatettava vähimmäispalkan ja lopullisen palkkauksen sääntöjä.
Ei vähennyksiä ylimaksuista
Pääsääntöisesti työnantajat eivät saa vähentää työnantajan myöhemmästä palkasta maksettavia palkkoja. Tätä säännellään Kalifornian työlain 221 §: ssä, jossa ilmoitetaan, että työnantajilla on kiellettyä tehdä kuukausittaisia vähennyksiä korvatakseen virheelliset ylikorvaukset.
Poikkeukset sääntöön
On yksi poikkeus, jolla säännellään, että myöhempiä vähennyksiä ei sallita. Jos työnantaja saa työntekijän hyväksynnän, työnantaja voi periä palkanmaksun. Tämä lupa on kuitenkin ilmaistava kirjallisesti ja työntekijän ei tarvitse hyväksyä sitä. Sopimus voidaan tehdä ennen virheen tapahtumista tai sen jälkeen, mutta sopimus on allekirjoitettava ennen työnantajan tekemää vähennystä takaisinmaksuun.
Pysy yllä minimipalkan yläpuolella
Ylimaksujen takaisinperintä on sallittua niin kauan kuin se ei aiheuta työntekijän palkkojen alenemista vähimmäispalkan alapuolella palkka-aikana tehtyjen työtuntien perusteella. Kalifornian minimipalkka vuonna 2015 on 9 dollaria tunnissa. Esimerkiksi työntekijä saa palkkaa 1000 dollaria viikossa ja hänen työnantajansa maksaa vahingossa ylimääräistä 700 dollaria. Jos hän työskentelee 40 tuntia seuraavan viikon aikana, hänelle on maksettava vähintään 360 dollaria - 9 dollaria kerrottuna 40 tunnilla - kyseiselle viikolle. Tämä tarkoittaa sitä, että työnantaja ei voi saada takaisin koko 700 dollaria ensi viikon palkasta, koska se asettaisi hänet alle minimipalkan.
Vältä lopullisia palkkioita
Vaikka vapaaehtoinen sopimus tehdään, työnantajat eivät voi saada takaisinmaksua työntekijän viimeisestä palkasta. Tämä päätettiin vuonna Barnhill v. Robert Saunders kun työnantaja yritti saada takaisin lainan työntekijälle hänen lopullisesta palkkastaan. Työnantajat, jotka yrittävät vähentää määriä työntekijän lopullisesta palkasta, voivat kohdata merkittäviä seuraamuksia. Työntekijöillä, jotka eivät saa lopullista tarkastusta ajoissa tai oikeassa määrässä, on oikeus odotusajan seuraamuksiin. Odotusaika-seuraamukset ovat työntekijän palkkojen päivän arvoa joka päivä, kun lopullisia palkkoja ei makseta välittömästi.
