Muistio on tapa kommunikoida muiden toimistosi kanssa. Muistutukset kertovat yleensä tai selittävät jotain. He voivat myös esittää pyynnön. Epävirallisia muistioita voidaan käyttää raportoimaan siitä, mikä ei ole erityisen tärkeää, tai esittämään tietoa pienelle joukolle ihmisiä tai vähemmän muodollisessa ympäristössä. Kun kirjoitat epävirallista muistioa, ole ammattimainen ja pidä se lyhyt ja piste. Epävirallisen muistion pitäisi olla noin yksi sivu ja sisältää tarvittavat tiedot.
Aseta yrityksen kirjelomake epävirallisen muistion ensimmäisen sivun yläreunaan.
Aseta ilmaisu ”Memo” vain kirjelomakkeen alle.
Aseta lähettäjän ja vastaanottajien nimet sekä seuraava päivämäärä ja aihe. Näiden tietojen tulisi olla erillisillä riveillä. Jotta epävirallinen muistio, pidä aihepiirin lyhyt mutta erityinen, jotta lukija voi nopeasti määrittää, mitä muistio on. Jos tiettyä vastaanottajaa ei ole, voit jättää nämä tiedot pois.
Ilmoita muistion tarkoitus selkeästi ja erityisesti ensimmäisessä kohdassa. Yritä tehdä tämä yhdestä kahteen lauseeseen.
Kirjoita lyhyt keskusteluosa selittääksesi muistion tärkein suositus tai pyyntö. Koska kyseessä on epävirallinen muistio, voit yksinkertaisesti ilmoittaa suosituksen. Sinun ei tarvitse sisällyttää paljon tukevia todisteita, tosiasioita tai muita tietoja, koska haluat olla lyhyesti. Tämän jakson tulee olla tiivis ja täsmällinen, ja sen tulee välittää tehokkaasti muistion kohta ja kertoa lukijalle, mitä seuraavaksi.
Ilmoittakaa selkeästi, mitä lukijan tulisi tehdä seuraavaksi lyhyessä suositus- tai sulkemisosassa. Vaikka muistio on epävirallinen, on edelleen tärkeää antaa selkeä piste ja suositus.
vinkkejä
-
Pidä kaikki lyhyt tiedot epävirallisessa muistiossa. Kirjoita lyhyesti ja selkeästi niin vähän sanoja kuin mahdollista.
