Purduen yliopiston online-kirjoittamislaborin (OWL) mukaan muistiinpanoja kirjoitetaan ongelmien korostamiseksi tai ratkaisemiseksi. Pohjois-Kentucky Universityn kauppakorkeakoulu ilmoittaa, että muistiinpanojen tulisi välittää paljon tietoa rajoitetussa tilassa. Muistion muotoilu riippuu yhtiöstä, muistion tarkoituksesta ja muistion vastaanottajista. Sisäisen henkilöstön muistiinpanoissa voidaan antaa tietoa, analyysejä ja päätelmiä, tietoa työajoista tai ohjeita laitteiden asianmukaisesta käytöstä.
Tarvittavat kohteet
-
Paperi
-
Kynä ja lyijykynät
Opi muistion perustarkoitus ja muoto. Muistiinpanot ovat yleensä sisäisiä asiakirjoja, joita käytetään viestintään henkilöstölle. Tarkoituksiin voi sisältyä poliittisia muistutuksia, toimintopyyntöjä, muutoksen ilmoittamista tai virallista ilmoitusta. Muistimuoto sisältää otsikon, johdannon, rungon, yhteenvedon ja sulkemisen. Liitteet on merkitty asiakirjan alareunaan.
Määritä muistion tarkoitus ja mikäli liitetiedostot tulevat mukaan. Määritä muistion vastaanottajat. Valvojat ja johtajat saavat usein kopioita muistioista, ja kopio on ehkä sisällytettävä tiedostoon. Selvitä, mitä muistio kertoo ja säveltää karkean luonnoksen. Tarkista yrityskäytännöt muistikirjojen hyväksymisestä.
Täytä otsikko, joka alkaa ”Päivämäärä” -kohdasta. Sisällytä ensisijaisten vastaanottajien nimet ja nimet ”Vastaanottaja-osioon”. Tämä voi olla yksi tai useampi henkilö, tai se voi määrittää joukon ihmisiä, kuten kaikkia tilinhoitajia. Sisällytä cc-osioon niiden nimien ja nimien nimet, jotka saavat muistion kopioita. Sisällytä "From" -osiossa muistion lähettäneen henkilön nimi ja nimi. Sisällytä "Aihe" -osaan lyhyt otsikko, jossa kuvataan muistion tarkoitus.
Sisällytä johdantokappale, jossa selitetään muistion tarkoitus, annetaan taustaa tarkoitukseen ja annetaan yleiskuva siitä, mitä seuraa kappaleissa. Sisällytä lukijoille varoitus, jos muistio sisältää käytäntöjä tai muita tärkeitä tietoja.
Sisällytä esittelyyn ja yleiskatsaukseen laajennettavan muistion runkoon tai päätekstiin sisältyvät tiedot. Anna esimerkiksi taustan, joka johtaa politiikan muutokseen. Erota ja tilaa kappaleet sisällön mukaan. Käytä lyhyitä kappaleita koko muistiin. Tämä osa voi olla yksi tai kaksi kappaletta tai useita sivuja muistion tarkoituksesta riippuen.
Aseta yhteenveto ja sulkeminen. Yhteenvetoon ei välttämättä tarvita yhden sivun muistioita, mutta se voi olla hyödyllistä pitkiä asiakirjoja, jotka sisältävät monimutkaisia tietoja tai ohjeita. Sulje kiittämällä lukijaa ja tarjoamalla apua kysymyksiisi vastaamisessa tai muistion sisällön selittämisessä. Jos tiivistelmää ei ole, sisällyttäkää lyhyt tiivistelmä loppuosaan. Kerro lukijoille, jos muistion sisältö on luottamuksellinen.
Huomautus muistion lopussa on luettelo liitteissä mainituista liitteistä. Merkitse liitteiden luettelo käyttämällä sanoja ”Liitetyt” tai ”Koteloitu”. Älä lisää liitteitä, joita ei ole mainittu muistiossa.
Kirjoita muistio. Muistikirjoittajat yleensä alkavat tai allekirjoittavat muistioita otsikkokohdassa "From" -merkinnän vieressä. Muodollinen muistio voi vaatia koko allekirjoituksen ja päivämäärän rivin asiakirjan lopussa.
vinkkejä
-
Voit tarkastella tyyliä ja muotoilua tarkistamalla yritysten muistioiden kopiot. Kysy, tarvitaanko muistion lähettämiseen hyväksyntä.Tarkista kaikki tosiasialliset tiedot ennen sen lisäämistä muistioon. Pyydä jotakuta tarkistamaan muistiosi.
