Kannattavat organisaatiot luottavat muodollisiin ja epävirallisiin yritysviestintämalleihin. Muodolliset viestintäkanavat tarjoavat rakenteen tuottaviin tuloksiin. Epäviralliset vuorovaikutukset mahdollistavat aitojen suhteiden rakentamisen ja vaihtoehtoisten menetelmien luomisen organisaatiossa. Molemmat täydentävät toisiaan ja voivat vahvistaa yritystä tehokkaasti. Jokainen voidaan suunnitella, mutta epävirallinen viestintä on yleensä spontaania.
Virallisen viestinnän tarkoitus
Muodollinen yritysviestintä on strateginen tietojenvaihto, joka tukee selkeää esityslistaa. Tätä tietoa pidetään perinteisesti sisäisenä viestintämenetelmänä, mutta siihen voi sisältyä jäsennelty vuorovaikutus organisaation ulkopuolisten henkilöiden ja yhteisöjen kanssa.
Muodollinen viestintä voi myös laukaista epävirallisen vuorovaikutuksen.Esimerkiksi pääjohtaja voi järjestää kiertue- tai kaupungintalon kokouksen, jossa rohkaistaan keskustelemaan liittyviä kommentteja vapaasti. Nämä voivat kuitenkin johtaa henkilökohtaiseen vuorovaikutukseen, tarinoihin ja ideoihin, jotka eivät olleet alkuperäisessä esityslistassa.
Muodollisen viestinnän tyypit
Organisaatiot voivat viestiä sisäiseen tiimiinsä kirjallisesti tai suullisesti. Johtajat voivat käyttää virallisia kirjallisia työkaluja, kuten sähköposteja, blogimerkintöjä, suuntaa antavia oppimateriaaleja tai uutiskirjeitä. Puheesitykset, kokoukset ja aikataulutetut konferenssit ovat esimerkkejä verbaalisista vuorovaikutuksista muodollisena viestintästrategiana. Muodollinen viestintä voi sisältää myös toimisto-opasteiden strategisen sijoittelun, työntekijöiden arvioinnin ja yhteistyön voittoa tavoittelemattomien järjestöjen kanssa. Uutiset ja johtajat ovat myös luovia tapoja parantaa liikesuhteita virallisen viestinnän kautta.
Epävirallisen viestinnän tarkoitus
Spontaani vuorovaikutus synnyttää epävirallisten viestintäverkkojen kautta jaettavien tietojen ”viinin”. Yritysten epävirallisen viestinnän olisi täydennettävä muodollisia verkkoja. Todennäköiset ja kannattavat suhteet vahvistuvat tällä menetelmällä. Joskus epävirallinen ilmapiiri voi johtaa tietojen epätavalliseen ja huolimattomaan jakeluun. Tästä syystä kaikkien henkilöiden tulisi olla erityisen varovaisia jakamaan arkaluonteisia tietoja epävirallisesti. Vaikka kirjallinen viestintä voi olla myös epävirallinen, on asianmukaista välttää oikeudellisia ja eettisiä kysymyksiä.
Epävirallisen viestinnän tyypit
Epävirallinen sanallinen viestintä voi tapahtua lounaalla, käytävillä ja puheluilla. Luovien yritysten kommunikaattorit voivat tarkoituksellisesti sisällyttää käsinkirjoitettuja muistiinpanoja, tekstiviestejä ja vuosipäivän tunnisteita sekä syntymäpäiväkortteja, jotta ne voivat rakentaa yhteydenpitoa työtoveriensa kanssa.
Yritysviestinnän dynamiikka
Tiedot voidaan toimittaa johdolta työntekijälle tai päinvastoin. Yritykset, jotka perustuvat pääasiassa virallisiin verkkoihin, poikkeavat harvoin säännöistä ja pöytäkirjoista. Toisaalta epäviralliset yrityskulttuurit edistävät spontaanisuutta ja vapaaehtoisia verkostoja. Yrityskulttuurista riippumatta järjestöt kasvavat muodollisten ja epävirallisten verkkojen strategisen tasapainon kautta. Organisaatiot hyötyvät avoimen viestintäverkon perustamisesta, joka sisältää palautetta sekä työntekijöiltä että johtajilta.
