Hidas tilausten täyttäminen voi alentaa yrityksen tarjoaman asiakaspalvelun laatua. Huonolaatuisempi asiakaspalvelu vaikuttaa lopulta liiketoimintasi taloudelliseen pohjaan. Hankintatilausten hyväksyminen mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti tarkoittaa sitä, että yrityksesi tarvitsee tarvikkeita, jotta asiat kulkevat ajoissa. Microsoft Outlookin sähköpostiohjelman käyttäminen ostotilauksen hyväksymispyyntöjen lähettämisessä voi auttaa tehostamaan tarvikkeiden tai tukkukaupan tilaamista ja varmistamaan samalla, että noudatat asianmukaisia ostomenettelyjä.
Valmista ostotilaus
Siirry Microsoft Office -hankintamallien sivulle ja valitse malli. Varmista, että voit avata, muokata ja tallentaa mallin tietokoneessa olevaan ohjelmaan. Luo malleja Microsoft Excel, Microsoft Word tai muu sovellettava ohjelma.
Valitse "Avaa", kun napsautat "Lataa" -painiketta valitulle mallille avataksesi mallin määritetyssä ohjelmassa. Mukauta malli vastaamaan tarpeitasi ja tallenna se tietokoneellesi.
Luo ja tallenna oma räätälöity malli, jos et pidä mihinkään Microsoftin käytettävissä olevista malleista. Tarvittaessa voit käyttää Microsoft-malleja oppaana.
Luo "Uusi asiakirja" mallisi mukaan ohjelmavalikosta. Pikakuvakkeen käyttö ei anna pääsyä malleihin. Täytä asiakirjasi ja tallenna se tietokoneeseen.
Jos haluat luoda ostotilauksia, voit lähettää ostotilauksen käyttämällä rahoitusohjelmaa. Joissakin rahoitusohjelmissa, kuten QuickBooksissa, on Microsoft Outlookin integrointi, joten voit lähettää ostotilauksen hyväksymistä varten suoraan ohjelmasta.
Vie ostotilauksia taloudellisesta ohjelmistosta ilman Microsoft Outlookin integrointia laskentataulukon tai sanamuodon avulla, jos mahdollista. Jos tämä ei ole mahdollista, tulosta täytetty ostotila PDF-dokumentiksi ja tallenna se tietokoneeseen.
Lähetä ostotilaus
Avaa Microsoft Outlook ja avaa uusi viesti napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa Uusi-painiketta.
Siirry "Lisää" -välilehdelle. Napsauta ”Liitä tiedosto” ja siirry ostotilaukseen valitaksesi sen. Napsauta ”Lisää” -painiketta liittääksesi sen sähköpostiisi.
Aseta kirjasinkoko 14: ksi ja fontin väri mustaksi. Tyyppi ”Olen tarkistanut ja hyväksynyt liitteenä olevan ostotilauksen.” Aloita uusi rivi.
Aseta kirjasinkoko 11: ksi ja fontin väri on harmaa. Tyyppi ”Tarkista liitteenä oleva ostotilaus ja vastaa tähän sähköpostiviestiin. Kirjoita alla oleva "Y- Your Name", jos haluat hyväksyä ostotilauksen tai "N- Your Name", jos haluat hylätä ostotilauksen. Huomautus: Vastauksen on oltava peräisin sähköpostitililtä, johon se on lähetetty.
Ohita neljä riviä ja aseta kirjasinkoko 14: ksi ja fontin väri mustaksi. Tyyppi " En ole valtuutettu hyväksymään tätä ostotilausta." Aloita uusi rivi.
Aseta kirjasinkoko 11: ksi ja fontin väri on harmaa. Kirjoita “Vastaa lähettäjälle. Sijoita X yllä olevaan kenttään, jos et ole valtuutettu hyväksymään tätä ostotilausta ja jos tiedät kuka on, lisää nimi, esimerkiksi X - Bill Smith."
vinkkejä
-
Tulosta kopio hyväksytystä ostotilauksen sähköpostista ja liitä se ostolaskussa, jotta voit dokumentoida, että osto on hyväksytty.
Varoitus
Fyysisen allekirjoituksen saaminen on turvallisempi kuin sähköpostihyväksyntä, koska joku muu voi käyttää henkilön sähköpostitiliä, jos se on allekirjoitettu koko päivän.
