Yksi luotettavimmista tavoista selvittää, miten hyvin yritys on menossa, on käyntiraportti. Ovatko ulkoiset toiminnot niin hyvin kuin heidän pitäisi? Onko esikouluasi tai hoitoasi koodissa ja valmis lisensointiin? Kirjoittamalla kattavan vierailuraportin voit määrittää, täyttyvätkö monenlaiset liiketoiminnan tavoitteet. Vierailuraportit, joita kutsutaan joskus matkan raporteiksi, ovat loistava tapa selvittää, suoritetaanko liiketoimintastandardit paikan päällä suunnitellulla tavalla.
Alusta raportti
Käyntien raportit ovat yritystodistuksia. Organisaatiosta tai toimialasta riippuen raportti voi seurata muistion muotoa tai liiketoimintamallia. Valitse yleensä muistion muoto, jos vierailuraportti menee ryhmään sisäisiä johtajia. Valitse muodollisempi liiketoimintaraportti, jos vierailuraportti toimitetaan ulkoisille lähteille. Käytä tavallista liiketoimintamuotoa, joka sisältää ammattimaisia fontteja, kuten Times New Roman tai Arial. Säilytä 1 tuuman reunukset.
Ilmoita tavoitteet
Selitä vierailun syy. Tavoitteisiin sisältyy vierailun tiheys sekä ensisijaiset mittarit tai tarkastelualueet. Esimerkiksi vierailu voi olla ensimmäinen neljän vuoden sarjasta, joka suoritettiin vuoden aikana, jotta voidaan tarkastella uusien politiikkojen tai tuotantomittareiden toteutusta. Ilmoittakaa selvästi, mitä etsit vierailusta, mukaan lukien aiemmat vierailut, suositukset tai toimintasuunnitelmat.
Esimerkki:
Tämän raportin tarkoituksena on selvittää, onko Plainview-koulu täyttänyt kaikki koulun jälkeisen päivähoidon lisensointivaatimukset.
Keskustele palautteista ja avainnäkymistä
Huomioi vierailun aikana haastateltujen avainhenkilöiden henkilöllisyys. Vierailut voivat sisältää tapaamisia keskeisten johtohenkilökunnan kanssa, kuten esimiehet tai toiminnanjohtajat. On myös tavallista tavata alemman tason työntekijöitä, jotka tuntevat paremmin toimintaprosesseja.
Esimerkki:
Haastatellut henkilöt olivat Sarah Winters, koulupäällikkö, kouluhoitaja Emily Thorn, Rick Marden, perusopettaja ja Carol Hathaway, ravitsemusterapeutti ja dietologi.
Keskustele johdon ja henkilöstön antamasta keskeisestä palautteesta. Ei ole välttämätöntä lainata haastateltuja, vaan etsiä tärkeimpiä oivalluksia ja yleisiä huolenaiheita. Sisällytä kaikki standardoidut tutkimukset, joita käytettiin, tai tietty joukko kysymyksiä, jotka esitettiin vierailun aikana.
Luettele tärkeimmät tiedot ja havainnot
Huomautukset perustuvat siihen, mitä henkilökohtaisesti nähdään ja joita ei välitetä haastattelujen perusteella. Esimerkiksi kävijät voivat visuaalisesti huomata, että toiminnalla näyttää olevan liian paljon työntekijöitä, joita ei pidetä kiireisinä. Kaikesta puhtaudesta yleiseen organisaatioon liittyy huomautuksia. Lisää nämä oivallukset vierailuraporttiin.
Esimerkki:
Päiväkäynnin aikana lounas-tarjoukset sisälsivät vihannesten ja hedelmien valinnan, mutta erikoisruokavalioille ei ollut tarjolla vaihtoehtoa.
Yhteenveto päätelmistä
Selvitä, täyttääkö organisaatio tavoitteet, jotka perustuvat toimitettuun palautteeseen ja havaintoihin. Käytä mahdollisuuksien mukaan yksityiskohtia ja määrällisiä tietoja päätelmien tueksi. Jos esimerkiksi uuden tehtaan vierailun tavoitteena on selvittää, oliko se ensimmäisellä vuosineljänneksellä 60 prosenttia henkilöstöstä, tarjoa todelliset henkilöstömäärät liikevaihdolla, olemassa olevilla rekrytointitoimilla ja yksiköillä, joissa on puutteita.
Tarjoa tulevia toimintasuunnitelmia
Ilmoita, milloin tulevia käyntejä suunnitellaan, ja onko ne ennalta määritelty tai tulosta viime käynneistä. Tämä voi olla esimerkiksi kolmas vuosikertomus neljännesvuosittain. Anna suosituksia parannuksista. Jos tietyt toimintasuunnitelmat on määritelty, ilmoittakaa ne yksityiskohtaisesti. Tämä antaa onnistumisen mittarin seuraavaan käyntiin.
