Raportin muistiinpano lähetyssivusta toimii paljon kuin kansikirje. Ajattele sitä henkilökohtaisena kenttänä lukijalle. Kirjoita, mitä sanot saajalle, jos olisit luovuttanut raportin hänelle henkilökohtaisesti, mutta kerää ensin ajatuksesi.
Ennen kuin kirjoitat, on tärkeää määritellä, mitä haluat sanoa. Tunnista yleisösi ja arvioi heidän erityistarpeitaan ja -tarpeitaan. Harkitse näitä kohtia, kun laaditset muistion lähetyksestä ja muusta raportista tai ehdotuksesta.
Osoita lähetyksen muistio yksinkertaisen muistion muotoilun avulla. Jos organisaatiossasi on muistion malli, käytä sitä. Jos et käytä tätä asetusta lähtökohtana:
MUISTIO
Vastaanottaja: Vastaanottajan nimi ja nimi: Nimi ja otsikko Päivämäärä: Raportin kääntämispäivä Aihe: Raportin nimi
Kirjoita avausilmoitus. ”Tässä on esimerkiksi raportti, jota pyyditte…”. Sen ei tarvitse olla pitkä. Muutama yksinkertainen lause tekee työn. Käytä tämän kappaleen liiketoimintalohkamuotoa ja muistion loppuosaa. Aseta kova paluu tai tyhjä tila jokaisen kappaleen väliin, mutta älä välilehti tai luetelmakohta ennen uuden osion aloittamista.
Kirjoita johdantokappale. Kuvaile raportin laajuutta, tarkalleen, mitä se kattaa ja miten keräät tietojasi.
Kirjoita muistion kappale. Selitä, kuinka hyödyllinen raportti on lukijalle. Esitä tärkeimmät päätelmät ja korosta mielenkiintoisia havaintoja tai lukuja, jotka ovat erityisen kiinnostavia yleisölle. Kaikki tiedot, jotka tekevät raportin hyödyllisemmäksi tai helpommin lukijalle, voidaan sisällyttää tähän osioon. Saatat jopa haluta tehdä ehdotuksia lisätutkimuksiksi.
Säveltäkää sulkeminen. Kirjoita lyhyt muistiinpano lukijallesi ja tunnista kaikki suuret avustukset, jotka sait työtovereilta. Tarjoa myös selvittää mahdolliset kohdat tai tehdä tarvittaessa lisätyötä.
Tarkista asiakirjan oikeinkirjoitus- ja kielioppivirheet.
Pyydä kollegaani luottamaan töihinne. Hänen tuoreet silmänsä tulevat olemaan nollaan sekavissa puheissa ja kirjoitusvirheissä.
Tee tarvittavat muutokset ja sisällytä oikolukijan ehdotukset.
Aseta täytetty muistio lähetettäväksi muuhun raporttiin. Aseta se suoraan sisällysluetteloon ja raportin otsikkosivun jälkeen.
vinkkejä
-
Kirjoita raportin lähetyksen ja muiden prefektiosien muistio viimeiseksi, koska ne viittaavat muuhun asiakirjaan.
Varoitus
Lähetyksen muistioita käytetään vain sisäisiin asiakirjoihin. Jos raportti on tarkoitettu ulkopuoliselle yleisölle, kuten potentiaalinen asiakas, kirjoita lähetyksen kirjain. Tiedot ovat samat, mutta käyttävät liikekirjeitä muotoilemalla asiakirjaasi varten.
