Seminaarin pitäminen tietystä aiheesta voi opettaa ihmisille jotakin uutta, kouluttaa ihmisiä uudelleen jo tuntemastaan asiasta ja tuoda esille alan kehitystä. Seminaarin pitäminen voi kuitenkin olla kallista. On olemassa useita päätöksiä, jotka sinun on tehtävä, jotta tiedät, kuinka paljon rahaa budjetille seminaarille ja useita tekijöitä, jotka vaikuttavat kokonaiskustannuksiin.
Tarvittavat kohteet
-
Seminaaribudjetti
-
Arvio osallistujista
-
Luettelo toimittajista
-
Aikaisempi seminaarin budjettisuunnitelma
Aloita budjettisuunnitelma seminaarille määrittämällä, kuinka paljon rahaa sinun on käytettävä. Jos organisaatiosi on myöntänyt tietyn summan tapahtumalle, sinun on tiedettävä, mikä se on. Jos aiot veloittaa seminaarista, jos haluatte rikkoa jopa, sinun on määritettävä, kuinka paljon veloitetaan odotettujen osallistujien määrän ja tapahtuman kokonaiskustannusten perusteella.
Määritä tapahtuman kokonaiskustannukset tekemällä luettelo seminaarin järjestämiseen tarvittavista kohteista. Sisällytä sellaisia asioita, kuten vuokran vuokraus, jos sinulla ei ole käytettävissä olevaa tilaa, kustannukset, jotka aiheutuvat audiovisuaalisten laitteiden vuokraamisesta esittelijöille, esittäjien kustannukset, jos ne maksetaan, kustannukset kaikista painetuista esineistä ja kynät ja pöytien ja tuolien vuokraamisesta aiheutuvat kustannukset, jos aiot tehdä niin.
Pyydä edellisestä seminaarista budjettisuunnitelmaa, jonka organisaatiosi on saanut käsityksen siitä, kuinka paljon se maksaa jokaisesta näistä kohteista. Haluat myös saada luettelon suositelluista myyjistä, joita organisaatiosi on käyttänyt aiemmin. Jos organisaatiosi ei voi suositella myyjiä, ota yhteyttä paikalliseen kauppakamariisi tai muihin organisaatioihin, joilla on hyvät suhteet, ja kysy, voivatko he suositella myyjiä. Soita myyjille, joita aiot käyttää, ja pyydä arvioita sen mukaan, kuinka monta osallistujaa suunnittelet seminaarissasi.
Seuraa valmistajan arvioita luomalla lomakkeen tietokoneellesi. Tee osa jokaisesta tarvitsemastasi tuotteesta. Tee esimerkiksi osio, jonka nimi on "audiovisuaalinen" ja kirjoita yritys ja likimääräinen hinta. Jos saat lainauksia kahdelta yritykseltä, sisällyttäkää ne molemmat ja niiden hinnat. Tee tämä jokaisella luettelon kohdalla ja summa yhteensä. Jos sinulla on eri hinnat samankaltaisista myyjistä, aloita lisäämällä haluamasi myyjän määrä ja siirry halvemmalle myyjälle, jos kokonaissumma on liian kallista.
Vertaa seminaarin ennustettua kokonaiskustannusta määrään, jonka yrityksesi on budjetoinut nähdäksesi, onko se hyväksyttävää. Jos kustannukset ovat liian suuria, harkitse osallistujien lataamista seminaariin. Jaa seminaarin kustannukset tai seminaarin kustannukset budjetin ulkopuolelle niiden odotettujen osallistujien lukumäärän perusteella, jotka määrittelevät, kuinka paljon sinun pitäisi veloittaa ihmisiltä.
