Viestintäprojektisuunnitelman kirjoittaminen

Kun yrityksellesi tai organisaatiollesi on tärkeitä tietoja kommunikoida ja tavalliset kanavat ovat riittämättömiä, suunnittele taktinen viestintäprojekti, joka on räätälöity sisällön ja olosuhteiden mukaan. Muistiohjelmia hyödyttävät ilmoitukset ovat tyypillisesti merkittäviä kertaluonteisia, ei-rutiinitapahtumia, kuten esimiesjohtamisen muutos, suunnitelmien ja lomautusten muuttaminen, työntekijöiden etuuksien muutokset ja yrityksen tilojen siirto. Niihin liittyy usein ulkoisia ja sisäisiä yleisöjä. Taktisen viestinnän hankesuunnitelman tekeminen auttaa varmistamaan, että pidätte tärkeimpiä kysymyksiä: kuka tarvitsee kuulla mitä, keneltä, millä keinoin, milloin ja mihin päähän? Suunnitelmassa yksilöidään myös tehtävät, vastuullisuus ja aikataulut --- tasoitetaan projektinhallinnan työtä.

Selvitä ja vahvista ennen kuin suunnittelet. Tunnista hankkeen "omistaja" --- tavallisesti henkilö, joka sen antaa --- kuka neuvoo ja hyväksyy suunnitelmasi. Hankkeen omistajan kanssa: - Vahvista ilmoitusten sisällön, halutun ajoitus- ja luottamuksellisuusvaatimusten tärkeys. Vahvista, onko olemassa epätavallisia herkkyyksiä tai olosuhteita, kuten lakisääteisiä tai jäsenyyden raportointivaatimuksia. - Vahvista, miten hanke soveltuu taktiikkaan yleisissä suhdetoiminta- ja viestintästrategioissa. --Tietoa lähteistä yksityiskohtaisempia tietoja ja tarvikkeita varten, esimerkiksi yrityksesi henkilöstöpäällikkö tai johtoryhmän puheenjohtaja. - Tunnista hankkeenne hyväksymis- ja raportointivaatimukset. Hyväksy, hallinnoitko hanketta epävirallisesti tai rakennat projektitiimin. - Määritellä suunnitelmasta tulevien työtuotteiden hyväksymisvaatimukset, esimerkiksi lakisääteisten, henkilöstö- ja rahoitusosastojen tai erityisten johtajien tekemät tarkistukset. - Luo parametrit tarvittaville resursseille, kuten talousarvion odotukset ja ulkopuolisten virastojen käyttö.

Kiteyttää tarkoitusta ja tavoitteita. Tarkoituksena on, mitä haluat tehdä, tyypillisesti alussa "To …" Tavoitteet alkavat tyypillisesti toimintaväleillä --- ne ovat mitä haluat tehdä milloin, ilmoitetaan prosesseina tai halutuina tuloksina. Tässä valossa tavoite, jonka mukaan ilmoituksesi on tiettynä päivänä, on tavoite. Tarkoituksena voi olla "vastata sidosryhmien tarpeisiin ja mieltymyksiin ajankohtaisista ja tosiasiallisista tiedoista (aihe), tavalla, joka vahvistaa yrityksen imagoa ja arvoja." Ota tämä tavoite takaisin yleisiin suhdetoiminta- ja viestintästrategioihin.

Profiilit sidosryhmät ja yleisöt. Strateginen suunnittelu on todennäköisesti todennut viestinnän tavoitteet laajalti. Taktista projektia varten tarkenna tarkennus. Sidosryhmät ovat ryhmiä tai yksilöitä, joihin erityiset tiedot, joita aiotte jakaa, vaikuttavat ja ovat siten keskeisiä yleisöjä. Lisää luetteloon muita yleisöjä, joissa haluat luoda, muuttaa tai vahvistaa näkemyksiä. Käytä taulukkoa tai laskentataulukkoa, jossa on seuraavat sarakkeen otsikot yhteenvetoasi seuraavista analyyseistä: --Audience Segment. Anna jokaiselle nimi ja tarvittaessa alaviite, johon ne kuuluvat. Alaryhmä ryhmitellään, jos viestintätarpeet vaihtelevat ryhmässä. Esimerkki: kaikki työntekijät, asianomaisen divisioonan työntekijät, esimiehet. Kysy: "Kuka tarvitsee tai haluaa tietää tästä --- ja miksi?" Harkitse esimerkiksi avainasiakkaita, osakkeenomistajia, suurta yleisöä, toimialan kollegoja, poliittisia elimiä ja merkittäviä toimittajia. Valitse, ovatko tiedotusvälineet kohdennettuja segmenttejä vai käytetäänkö ne kanavina tavoittelemaan yleisö- ja liike-elämän segmenttejä. --Need / Message. Vaikka tietoisuus ja ymmärrys ovat kaikille yleisöille tarkoitettuja, joillakin voi olla erityistarpeita. Työntekijät saattavat haluta tietää, miten heitä vaikuttaa esimerkiksi toimisto, joka sulkeutuu, tai yhdistyksen jäseniä, jolla erottava johtaja onnistuu. Hallituksen jäsenet, esimiehet, esimiehet ja tilinpäälliköt ovat niiden joukossa, jotka eivät tarvitse vain uutisia, vaan suunnitelmasi viestintään, erityisesti jos he haluavat osallistua. Tunnista kunkin segmentin keskeiset viestit. - Kommunikaattori. Keneltä kukin segmentti odottaa tai haluaisi kuulla uutiset? Tunnista, että tiedottaja on kommunikoinnin "kasvot" kullekin ryhmälle --- joka mainitaan esimerkiksi lehdistötiedotteessa tai johtaa konferenssia työntekijöiden kanssa. Vaikka liike-elämä voi odottaa kuulevansa toimitusjohtajan toimesta, työntekijät voivat halutessaan saada heidän esimiehensä ja avainasiakkaidensa tietoonsa tilinhoitajat.

Suunnittele kaskadisekvenssi ja kanavat. Jos olet joskus ollut hämmästynyt oppimalla ensin suurista muutoksista sanomalehtiäsi, yrityksesi suunnittelee, ymmärrät periaatteen "ei yllätyksiä" ja siitä, kuinka tärkeää on, että tietojenkäsittelytietoja ei saada aikaan yllätyksiä. Luettele tilapäiset työtaulukot tai laskentataulukot kohdesegmenttisi siinä järjestyksessä, jossa ne ilmoitetaan, ja työskentelevät takaisin päivämäärästä ja ajasta, jolloin tietosi on yleisesti tiedossa (usein yleisen uutislehden aika). Vaikka jotkin jakelut voivat olla samanaikaisia, harkitse, tarvitsevatko jotkin segmentit ennakkoilmoitusta tulevista viestinnöistä. Esimerkiksi esimiehet voivat tarvita aikaa valmistautua työntekijäkysymyksiin ja hallituksen jäsenet voivat toivottaa ilmoituksen tulevista sanomalehtiartikkeleista. Määritä kunkin segmentin vieressä oleva kanava kanavat, joiden kautta viestintä tehdään. Kanavat ovat informaation jakomenetelmiä, joissa on tyypillisesti tapahtumia ja kirjallista sisältöä. Esimerkkejä: - Johtoryhmälle, johtokunnan jäsenille, keskeisille osastopäälliköille ja esimiehille - ennakkoilmoitukset sähköpostitse. - Työntekijöille --- ennakkoilmoitus, osastokokoukset, videoneuvottelu, verkkosivuston sisältö. - Avainosapuolet --- ennakkoilmoitus faksilla ja sähköpostilla, live-esitys. - Yleisölle --- yleisen uutislehden, uutiskonferenssin, verkkosivuston sisällön jakelu.

Tunnista tarvittavat vakuudet. Vakuudet ovat aineistoja, joita käytetään viestintäprojektisuunnitelman toteuttamisessa --- asiakirjoja ja audiovisuaalisia aineita, kuten valokuvia ja tallenteita. Luokittele ne seuraavasti: - Perustoiminnot, joita käytetään useiden segmenttien kanssa. Esimerkkejä: uutiset, tiedote, Q & A, valokuvat, verkkosivuston sisältö. --Segmentin vakuudet, tietoliikenne, joka siirtyy tietyille yleisöille, jotka vastaavat heidän tarpeitaan ja mieltymyksiään, sekä heidän ensisijaisen edustajansa "äänellä". Nämä ovat usein segmentin avainkommunikaattorin muistioita, joihin on liitetty edellä mainittuja säätiön vakuuksia, erityisesti uutisia. "Halusin kertoa teille, että yhtiömme ilmoittaa myöhemmin tänä iltapäivänä uutiset siitä, että …" Näihin vakuuksiin voi sisältyä myös keskustelupisteitä, sisältöpiirejä tai AV: itä tärkeimmille kommunikaattoreille, kuten johtoryhmän jäsenille ja esimiehille. - Tutkimukselliset vakuudet, muistutukset muille, joiden odotetaan osallistuvan hankkeeseen, heille tiedottaminen viestintäsuunnitelmasta ja niiden odotettavissa olevat roolit siinä. Kiinnitä asianmukaiset kopiot säätiö- ja segmenttirakenteista. Määritä taulukossa tai taulukkolaskelmassa jokainen vakuus seuraavalla tavalla: Nimi, Avain-kommunikaattori, Osuus, Erääntymispäivä, Hyväksyntä (t), Lopullinen eräpäivä.

Vahvista tarvittava tuki. Tunnista, mitä tukea hankkeen käyttöönotto vaatii ja vahvista sen saatavuus. Jos pysyvää tukea ei ole, käytä taulukkoa tai laskentataulukkoa, miten voit saada tukea, kuten seuraavista, tunnista tukipiste, lähde ja kustannukset: - vakuuksien muotoilu - jakelulistojen kokoaminen kohdesegmenttien yhteystiedot - Kyky ja vastuu joukkolähetyksistä, kuten ryhmäsähköpostit - Ryhmäkokousten, uutiskonferenssien ja muiden niihin liittyvien tapahtumien järjestelyt.

Hankkeen yksityiskohtainen toteutus. Käytä taulukkoa tai laskentataulukkoa luetteloitaaksesi ja määrittelemällä ajoitusta jokaiselle suunnitellulle toiminnalle. Tunnista, kuka tekee ja milloin, ja myös kullekin käytettävät vakuudet. Harkitse näitä sarakeotsikoita: lukumäärä, päivämäärä ja aika, toiminta, käytettävät vakuudet, vastuuhenkilö (t) ja tila tai huomautukset. Suunnittele, että hankkeen käyttöönottoa koskevat tiedot sisällytetään neuvoa-antaviin vakuuksiin, joita annat muille, jotka osallistuvat siihen, kuten johtoryhmän jäsenet, esimiehet ja tukihenkilöstö.

Suunnittele projektin seuranta. Käytä taulukkoa tai laskentataulukkoa, jos haluat tarkistaa seuraavat seurantatoimet: - sidosryhmien, kuten työntekijöiden ja tiedotusvälineiden, lähettämät ilmoituskysymykset - projektin arviointi, varsin todennäköisesti mukaan lukien hankkeen toteuttamisen onnistuminen ja yleisön vastausten subjektiiviset arviot

Tee budjetti. Tunnista organisaation rahoituspolitiikkojen mukaiset ennakoidut kustannukset. Saatat tarvita vain yksilöidä ne, joita ei ole vielä sisällytetty nykyiseen talousarvioon yleisen viestinnän tueksi.

Hanki projektisuunnitelma hyväksytyksi. Anna työnne projektin omistajalle hyväksyttäväksi ennen kuin aloitat suorituksen ja pyydä parannusehdotuksia. Esitä ehdotusasiakirjasi lyhyt tiivistelmä. Noudata seuraavia ohjeita ja sisällyttäkää taulukot / laskentataulukot yksityiskohtaisen kertomuksen sijasta: --Toteutettava yhteenveto - Projektin tarkoitus ja tavoitteet - Sidosryhmät ja yleisöt (taulukko tai taulukkolaskenta) - Viestinnän laajennustiedot (taulukko tai laskentataulukko) - Kollegat (Taulukko tai taulukkolaskenta) - Seuranta-suunnitelmat - Tuettu tuki - Budjetti

vinkkejä

Jos luottamuksellisuus sallii, ota yhteyttä sidosryhmien ja yleisön jäseniin tai niihin, jotka työskentelevät heidän kanssaan ymmärtääkseen paremmin heidän tietotarpeitaan ja etujaan. Suunnittele tavallisten viestintäkanavien lisäksi erityisiä tapahtumia muille kuin rutiininomaisille uutisille merkitsemällä sen "erikoisuuden".