Työntekijöiden asiakirjat ovat tärkeitä useista syistä. Asiakirjat oikeuttavat työvoimatoimiin, rekrytoinnista ja valinnasta eroamiseen, eläkkeelle siirtymiseen tai irtisanomiseen. Koulutus ja kehittäminen sekä korvaukset ja edut ovat myös osa henkilöstön dokumentointia. Tarkkojen ja täydellisten asiakirjojen ylläpitäminen tukee inhimillisten voimavarojen tavoitteita, kuten peräkkäistä suunnittelua ja edistämistä. Henkilöstöosaston selkäranka on työntekijöiden dokumentaatio, kun se on valmisteltu huolellisesti, luottamuksellisesti ja yhtiön politiikan mukaisesti.
Rekrytointi ja valinta
Vaikka rekrytointi- ja valintaprosessisi alkaa hakijaseurantajärjestelmän kautta tapahtuvan online-hakemuksen jättämisen kautta, dokumentaatio on edelleen tärkeä osa palkkaamisprosessia. Vuokrausprosessi sisältää ainakin alustavat puhelinnäytöt, haastattelut ja haastattelijan arvioinnit. Dokumentointi on välttämätöntä tässä prosessissa - muistiinpanojen tekeminen henkilökohtaisten haastattelujen aikana on käytännössä vaatimus auttaa tekemään viisasta palkkausta. Lisäksi, jos haluat siirtää ehdokkaan pätevyyden toiselle vuokrausjohtajalle, se auttaa jakamaan haastatteluasiakirjojasi. Haastattelutiedot sisältävät henkilökohtaisia arviointeja ja mielipiteitä. Tästä syystä, ellei rekrytointi- ja haastatteluprosessin muistiinpanoissa ole testituloksia tai muutettu tiettyjä tosiseikkoja hakijan taitosjoukosta, tällainen dokumentaatio ei yleensä tule osa henkilöstötiedostoa. Tärkeää on, että työntekijöiden asiakirjat tukevat myös työllistymiskelpoisuutta.
Työntekijöiden koulutus ja kehittäminen
Työntekijöiden suorituskyvyn dokumentointi on tärkeää työtyytyväisyyden, tuottavuuden ja sitoutumisen ylläpitämiseksi. Suorituskyvyn hallintajärjestelmäsi sisältää useita komponentteja, kuten työnkuvauksia, epävirallista palautetta, koulutusta, kurinpitotoimia ja vuosittaisia suorituskyvyn arviointeja. Kaikki nämä komponentit edellyttävät suorituskyvyn hallintajärjestelmän dokumentointia pysyäkseen radalla. Asiakirjojen puute on lähellä viestinnän puutetta tällä alalla. Työntekijät riippuvat palautteesta, joka innostaa motivaatiota ja lisää työntekijöiden moraalia. Ilman asiakirjoja työntekijöillä ei ole tarvittavia välineitä työnantajan odotusten täyttämiseksi.
Korvaukset ja edut
Työntekijöiden asiakirjat ovat olennainen osa korvaus- ja etuusrakennettasi. Ilman tällaista dokumentaatiota ei ole mahdollista seurata työntekijöiden palkkoja, ansioiden korotuksia, vuoden loppupalkkioita ja pakollisia ja vapaaehtoisia vähennyksiä. Asiakirjat säilyttävät myös työntekijöiden etuuksien tilan, kuten terveydenhuollon vaihtoehdot, huollettavan hoidon ja joustavat menotilit. Palkkasummaluokitus kirjaa suuren osan työntekijän dokumentaatioista tällä alalla; tietosuojavaltuutetulla on kuitenkin yksinomainen pääsy kaikkiin lääketieteellisiin asiakirjoihin työntekijöiden tietojen luottamuksellisuuden säilyttämiseksi.
Employment End
Kun työntekijän toimikausi päättyy, dokumentointi on erittäin tärkeää. Syystä riippumatta sinun on valmisteltava ja toimitettava paperityötä, joka dokumentoi tämän työvoimatoimen. Jos lopetat työntekijän, dokumentaatio oikeuttaa päätöksesi. Työntekijöiden vastuuvapaus, joka liittyy huonoon suorituskykyyn, politiikan loukkauksiin tai vakavaan virheeseen, edellyttää asiakirjoja, jotka tukevat tahatonta irtisanomista. Jos työntekijä päättää tehdä valituksen lainvastaisesta vastuuvapaudesta, asiakirjat voivat suojata yrityksen omaisuutta, jos valitus laajenee oikeudenkäyntiin. Jos työntekijä siirtyy eläkkeelle tai eroaa, asiakirjat ovat välttämättömiä terveyteen ja tuloihin.
