Talousarvio on työkalu, joka auttaa tunnistamaan odotettavissa olevat tulot ja kulut tietyn ajanjakson aikana. Hallinto käyttää budjetteja menojen hallintaan ja liiketoiminnan kasvun hallintaan. Toiminnalliset budjetit käsittelevät tietyn toiminnon, kuten osaston tai prosessin, menoja ja tuloja yrityksen sisällä. Esimerkkejä toiminnallisista budjeteista ovat mm. Tuotannon, myynnin, liiketoiminnan kehittämisen ja materiaalien hankinnan budjetit.
hakemus
Liiketoiminnot tunnistetaan usein erottamalla ne osastoiksi (myynti, hallinto, kirjanpito, osto). Toiminnot voivat kuitenkin päällekkäisiä osastoja ja tuottaa toiminnallisia budjetteja, joihin voi kuulua useampi kuin yksi osasto, kuten tuotantobudjetti, joka sisältää työvoimaa, tiloja ja materiaaleja. Toiminnalliset budjetit keskittyvät osaston sisällä toteutettaviin lyhyen aikavälin menoihin prosessin toteuttamiseksi tai yrityksen aloitteen toteuttamiseksi.
Esimerkiksi liiketoiminnan kehittämisbudjetti on esimerkki toiminnallisesta talousarviosta. Liiketoiminnan kehittäminen voi sisältää aikaa ja rahaa markkinoinnista, myynnistä, hallinnosta ja kirjanpidosta sekä budjetoinnin prosesseista, jotka vaativat yhden tai useamman yksikön apua, kuten mahdollisten markkinoiden ja asiakkaiden tunnistaminen sekä kilpailijoiden ja ratkaisujen tutkiminen.
vaatimukset
Käsiteltävän tehtävän tunnistaminen ja ymmärtäminen on ensimmäinen askel toiminnallisen talousarvion laatimisessa. Toiminnot voivat olla päällekkäisiä osastojen kanssa, korostaa yritysten konttoreiden välisiä suhteita, luoda pitkän aikavälin vaikutuksia ja työllistää työntekijöiden toimenkuvauksia. Yhtiössä esiintyvien yhteyksien ymmärtäminen ja hyödyntäminen voi luoda toimivamman budjetin, joka toimii tehokkaammin.
Kaikkien tarvittavien tietojen suunnitteleminen ja sijoittaminen ennen talousarvion kirjoittamista ja toteuttamista voi estää ylimääriä. Jos joku budjetin keskeinen osa puuttuu, voi joutua muuttamaan ja lyhentämään muita toiminnallisen talousarvion aloja tai useita osastokuluja maksamaan virheestä. Budjettilukujen ja aritmeettisten tietojen kaksinkertainen tarkistaminen virheiden estämiseksi on välttämätöntä.
elementit
Toiminnallisissa talousarvioissa luetellaan sekä suorat että epäsuorat kustannukset, joita tarvitaan tunnistetun toiminnan suorittamiseen. Suorat kustannukset on helppo tunnistaa; ne sisältävät työntekijöiden palkat, tarvikkeiden ja laitteiden kustannukset tai markkinointitietojen tai -tutkimusten maksamisen kustannukset. Välilliset kustannukset määritellään yleiskustannuksiksi tai hallinnollisiksi kustannuksiksi ja niihin sisältyvät verojen, apuohjelmien tai turvallisuuden maksaminen. Esimerkiksi funktiolla, joka edellyttää, että työntekijät työskentelevät ylitöitä tai viikonloppuisin, olisi sisällytettävä epäsuorat kustannukset, jotka aiheutuvat käyttökustannusten maksamisesta muuhun kuin työaikaan.
Tuotteiden myyntiä, ylennyksiä tai muita tuloja tuottavia toimintoja käsittelevät toiminnalliset budjetit sisältävät tuloja ja kuluja. Jokainen tuloja tuottava toiminta olisi sisällytettävä toiminnalliseen talousarvioon, jotta saadaan selkeä kuva siitä, miten tulot saavutetaan. Esimerkiksi uusien tuotteiden markkinointiin tarkoitetun toiminnallisen talousarvion luominen voisi sisältää tuotenäytepakkauksen kuluttajille myymisestä saatavat tulot. Toiminnallinen budjetti voi sisältää erillisen rivikohdan näytteenmyynnistä verkossa, jakelijoiden ja tiili- ja laasti- vähittäismyymälöiden kautta.
Master Budjettit
Toiminnalliset talousarviot antavat taloudellisia tietoja, joita tarvitaan pääosaston tai yhteenvedon laatimiseksi osaston tai yrityksen kokonaiskustannuksista. Toiminnalliset budjetit ovat yleensä lyhyen aikavälin suunnittelutyökaluja. Toiminnallisten budjettien yhdistäminen pääbudjetiksi antaa yleisiä tietoja odotettavissa olevista yrityksen menoista vuoden tai muun määräajan kuluessa. Master-budjetit ovat pitkän aikavälin suunnittelutyökaluja, jotka antavat johdolle suuremman käsityksen vastuusta, varoista ja pääomatarpeista.
