Työntekijöiden osallistuminen kokouksiin on usein tärkeää, jotta voidaan lähettää johdonmukaisia viestejä yrityksen työvoimalle ja tehdä uusia ja luovia ideoita henkilöstöltä. Työntekijöiden rohkaiseminen osallistumaan kokouksiin ja osallistumaan niihin, erityisesti silloin, kun ne ovat vapaaehtoisia, ei ole aina helppo tehtävä. Joidenkin toimien toteuttaminen sekä työntekijöiden tiedottamiseksi että tukemiseksi sekä jotkut viihdyttävät toimet voivat auttaa vakuuttamisessa. Onnistuneiden kokousten tuloksena saatat huomata, että työntekijät alkavat vapaaehtoisesti tulla.
Suunnittele kokous ajankohtana, jolloin useimmat työntekijät ovat käytettävissä ja kätevässä paikassa. Konfliktien ajoitus aiheuttaa usein esteen kokouksen osallistumiselle. Tämän esteen poistaminen ja pääsyn helpottaminen kokouspaikalle poistaa kaksi syytä, joiden vuoksi työntekijät voivat mainita, että he eivät mene kokoukseen. Jos kokouksen aihe ei ole kiireellinen, aikatauluta se hitaaksi vuodeksi, kun työntekijät eivät ole kiireisiä asiakkaiden tai projektien kanssa. Näin saat todennäköisesti enemmän työntekijöiden osallistumista, mutta heidän huomionsa.
Korosta kokouksen arvo työntekijöille ja ilmoita niistä etukäteen. Levitä yksityiskohtainen esityslistalle kaikille ja korosta pisteitä, jotka pyytävät työntekijän panosta. Työntekijät osallistuvat kokoukseen todennäköisemmin, jos he tietävät, että panos tulee osittain itse ja kollegansa. Sisällytä esityslistalle täydentävästi kaikki tiedot, joita työntekijät tarvitsevat tehokkaiden maksujen suorittamiseksi.
Rakenna tehokkaiden kokousten historia, jossa työntekijät voivat osallistua ja joiden aikana heidän panoksensa on kuunneltu. Tämä historia helpottaa työntekijöiden vakuuttamista osallistumaan kokoukseen tulevaisuudessa. Kuuntele työntekijöitä keskustelujen aikana ja lisää heidän kommenttinsa kokouksen jälkeisiin minuutteihin. Jos muutoksia on tehty sen perusteella, mitä työntekijä on ehdottanut, tee se tiedoksi. Vaikka kaikkien työntekijöiden kommentteja ei käytettäisi myöhemmin, tunnustakaa kaikkien julkisesti saatavilla olevien minuuttien osallistumisen yleinen luonne, jotta työntekijät näkevät heidän kuulleensa.
Sisällytä käytännön toimintaa kokousten aikana, jotta vauhdin muutos kannustaa osallistumaan. Jos koulutusta järjestetään yhtiön uuden ohjelmiston uudella versiolla, kysy istuntojakson aikana yleisiä tietoja ja pop-kulttuuria koskevia trivia kysymyksiä ja tarjoa palkintoja, kuten karkkia kappaletta, oikeasta vastauksesta. Jos haluat pysyä aihealueella, pidä kokouksen osallistujat murtautumassa ryhmiin ja työskentele harjoituksissa, jotka ottavat osaa siihen, mitä he oppivat. Anna palkintoja ryhmälle valmiiksi.Ole luova pelien ja toimintojen kanssa, jotta ihmiset kiinnostuisivat.
Tarjoa kannustimia osallistua kokouksiin, kuten välipaloja ja jopa ovipalkintoja. Joskus jaetun esityslistan "virvokkeita" sisältävä rivi riittää työntekijöiden osallistumiseen kokoukseen. Niille, jotka tarvitsevat jonkin verran ylimääräistä työntöä, mahdollisuus viedä kotiin jotkut yrityksen swag voivat vain tehdä temppu.
