Faksi on erinomainen tapa lähettää asiakirjoja erityisesti yritysten välillä. Ne tarjoavat luottamuksellisuutta, joka saattaa olla tarpeen oikeudellisissa ja lääketieteellisissä asiakirjoissa muiden toimialojen joukossa. Vaikka Internet-asiakirjojen lähetys on yhtä kätevä, tietokoneet ja internet voidaan hakata, jolloin ne, joilla ei ole lupaa käyttää yksityisiä asiakirjoja, eivät voi.
Historia
Alexander Bain keksi ensimmäisen telekopiokoneen vuonna 1843. Bain löysi saman yleisen prosessin kuin telegrafi, ja se löysi tavan lähettää datakuvia pikemminkin kuin ääniä. Lähetin skannasi tasaisen metallikappaleen heilurilla asennetulla kynällä. Seuraavien 100 vuoden aikana keksijät tekivät erilaisia kehityksiä faksien suunnittelussa. Faksi ei kuitenkaan ollut oikeastaan kiinni yleisölle 1980-luvulle asti, sillä se on keino, jolla yritykset voivat jakaa asiakirjoja toisilleen suoraan ja nopeasti. Vaikka tekniikka on tuonut meille aikakauden sähköposteja ja Internet-asiakirjojen siirtoa, monet yritykset käyttävät edelleen faksilaitetta suojaamaan lähetettyjen asiakirjojen luottamuksellisuutta.
Toimia
Nykyaikaisissa faksilaitteissa on tyypillisesti paperinsyöttötoiminto, joka syöttää asiakirjat automaattisesti koneen läpi sopivin väliajoin. Kun asiakirjat syötetään läpi, laitteen sisällä oleva anturi lukee jokaisen sivun pienessä mittakaavassa ja rikkoo sivun noin 1 145 vaakasuoraan viivaan. Anturi lukee paperirivin eikä näe tekstiä, vaan mustien ja valkoisten pisteiden ryhmää. Se koodaa nämä paikat ja lähettää ne puhelinlinjan kautta vastaanottajan faksilaitteeseen. Vastaanottava faksilaite dekoodaa lähetetyn anturin, purkaa ja kokoaa tiedot uudelleen ja tulostaa sen sitten paperille.
Käsitellä asiaa
Faksilaitteen käyttö on melko yksinkertainen prosessi. Tietenkin sinun täytyy varmistaa, että faksilaitteella on virtaa. Sinun täytyy ensin saada vastaanottajan faksilaitteen numero ja kerätä sitten asiakirjat, jotka haluat lähettää, ja aseta ne oikeaan järjestykseen. Faksin etiketti suosittelee, että vastaanottajalle lähetetään kansilehti, joka sisältää yrityksen logon, alkuperäisen faksilaitteen numeron, vastaanottajan, yhteystiedot ja faksinumeron. Aseta asiakirjat skannausalustaan (ylöspäin tai alaspäin riippuu tietystä laitteesta), valitse vastaanottajan faksinumero ja paina lähetä. Varmista, että ohjelmoit faksilaitteen tulostamaan vahvistussivun, jotta sinulla on asiakirjat, jotka osoittavat, kun lähetit faksin (päivämäärä ja kellonaika) ja että vastaanottajan faksilaite vastaanotti sen.
Tyypit / Brands
Suurin ero faksilaitteissa on niiden tulostaminen. Faksit tulostaa lämpöpaperia, lämpökalvoa, mustesuihkua, lasertulostinta tai tietokonetulostinta käyttäen faksimodeemin kautta. Xerox on yksi johtavista faksien tuotenimistä ja tarjoaa koneita, jotka eivät myöskään faksien vaan myös tulostuksen, kopioinnin ja skannauksen. Xeroxin FaxCentre-kone on hyvä suuritehoisille faksiille, nopeudella 18-21 sivua minuutissa. Muita faksilaitteiden tuotemerkkejä ovat Brother, HP, Lexmark, Samsung, Canon ja IBM.
ominaisuudet
Yritykset käyttävät useimmiten faksilaitteen vahvistusominaisuutta, joka näyttää faksin päivämäärän ja kellonajan ja vahvistaa, että lähetys oli onnistunut vastaanottajan koneelle. Toimintaraportit voidaan tulostaa niin usein kuin kerran päivässä tai kerran viikossa. Useimmissa faksilaitteissa on uudelleenvalinta- ja pikavalintatoiminnot sekä automaattiset asiakirjansyöttölaitteet. Eräprosessointitoimintojen avulla voit lähettää useita erillisiä fakseja samalle vastaanottajalle tai yhdelle faksille useille vastaanottajille.
