Suorittamalla tarkastuksia säännöllisesti voit parantaa yrityksen tietueiden tarkkuutta ja laatua. Tarkastuksessa yleensä tarkastellaan sekä sisäisiä tuloja että pankkiselvityksiä virheiden löytämiseksi. Jotkin virheet liittyvät huolimattomiin kirjoitusvirheisiin, ja ne voidaan korjata nopeasti, kun taas toiset ovat tahallisia tai vilpillisiä ja voivat aiheuttaa merkittäviä vahinkoja.
Tunnista tarkastustavoitteet, kuten havaitsemaan tahattomat virheet tai korjaamaan alueita, joita on parannettava. Kehitetään yleinen kehys, jossa kuvataan tavanomainen tarkastusrutiini. Luo esimerkiksi tarkastuksen tarkistuslista, joka kuvaa yksityiskohtaisesti raportointimenetelmiä.
Kerää asiaankuuluvia asiakirjoja, kuten yksityiskohtaiset luettelot kuluistasi ja viimeaikaisista pankkiselvityksistä. Määritä raja-aika, kuten kuukauden loppu, jotta voit sovittaa tapahtumat tietyn ajan kuluessa. Monet maksutapahtumat, kuten talletukset, siirrot ja nostot, eivät selvitä välittömästi, mutta ne edellyttävät muutamaa päivää ennen kuin lähetät tilillesi.
Yhdistä tiedot niin, että pankkitilit vastaavat todellisia tapahtumia. Vältä pitkäaikaisten tietojen käsittelemistä, koska olet todennäköisempää tulla ylikuormitetuksi. Erota tiedot alaryhmittäin siten, että tulotiliin liittyvien tietojen keräämisen sijaan voit erottaa luokat, kuten myynti, korkotulot ja merikuljetusten korvaukset.
Säilytä tulokset turvallisessa, järjestetyssä menetelmässä, jotta voit hakea tietoja nopeasti, jos tarvitset sitä, esimerkiksi jos IRS tarkastaa yrityksesi. Vältä hylkäämistä todisteista (yleensä yli 75 dollaria). Jos haluat minimoida käyttämäsi paperin määrän, harkitse kirjanpito-ohjelman käyttöä (ei pelkästään laskentataulukkoa tai pääkirjaa) ja skannaamalla kuitit.
Tarkista valtion ja liittovaltion lainsäädäntö. Esimerkiksi kongressi hyväksyi Sarbanes-Oxleyn lain vuonna 2002, mikä muutti useita tilintarkastusmenettelyjä. Pysy ajan tasalla IRS-määräyksillä ja Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC) -rajoituksilla, jotta vältät vakuuttamattomien rahamäärien tallettamisen.
vinkkejä
-
Vuokraa henkilökunta, kuten osa-aikainen kirjanpitäjä tai väliaikainen avustaja, auttaa lajittelemaan tietoja. Kuitenkin, ota yhteyttä sertifioituun tilintarkastajaan (CPA), jos sinulla on monimutkaisia ongelmia.
Varoitus
Erilliset tehtävät, joihin liittyy käteistä sisäisen valvonnan vahvistamiseksi. Esimerkiksi tiedot tallentava työntekijä ei saisi olla sama henkilö, joka laskee käteistä päivittäin.
