Viestintäsuunnitelmasi on toimiva, dynaaminen asiakirja, joka auttaa sinua pysymään tehtävässä, seurata virstanpylväitä ja suunnittelemaan seuraavat vaiheet. Voit sitoa suunnitelmasi yleiseen tavoitteeseen, kuten tuotemyynnin tavoitteeseen tai yrityksen maineeseen, ja sisällyttää segmentoidut kohderyhmät ja keskeiset viestit, jotka välitetään jokaiselle yleisölle. Oman urasi aikana saatat joutua luomaan useita viestintäsuunnitelmia sekä ulkoisille yleisille, kuten asiakkaille ja medialle, että sisäisille yleisöille, kuten työntekijöille.
Miten luodaan viestintäsuunnitelma
Segmentoi kohdeyleisösi. Sinun on tunnistettava kunkin kohderyhmän kokoonpano, ihmiset, joille olet yhteydessä. Ovatko ne nykyiset asiakkaat, jotka saattavat jo sijoittaa tuotteeseen ja etsivät uudempaa versiota? Ovatko ne kilpailevan tuotteen käyttäjiä, jotka saattavat etsiä syytä muuttaa? Ovatko he varhaisessa vaiheessa sellaisia, kuten teknis-geeksit, jotka ovat aina etsimässä uutta, hienoa laitetta? Muita esimerkkejä segmentoiduista kohderyhmistä ovat tiedotusvälineet, rahoitusanalyytikot ja mahdolliset työntekijät.
Määritä keskeiset viestit. Keskeiset viestit ovat tärkeimmät kohdat, joita sinun tarvitsee välittää tuotteesta, palvelusta tai yrityksestäsi. Voit liittää nämä viestit kussakin viestintäosassa tarvittaessa. Yritä rajoittaa avainsanojasi kolmeen yleisöön, ongelmaan tai tuotteeseen nähden, koska tämä lisää tallennusmahdollisuuksia. Eräs esimerkki avainviestistä on, että XYZ-yritys kierrättää 60 prosenttia toimistotuotteistaan ja poistaa 250 kiloa kaatopaikkaa päivässä.
Kirjoita tavoitteet. Tavoitteet nimeävät, mitä haluat saavuttaa viestinnällä. Esimerkkejä viestinnän tavoitteista voivat olla "Rakenna tietoisuutta yrityksemme vapaaehtoistoiminnasta" tai "Lisää mediapuheluita toimitusjohtajalle haastatteluja pyydettäessä." Muista, että jokainen tavoite on sidottava yrityksen yleiseen tavoitteeseen, muuten viestintäsi toimii tyhjiö.
Kirjoita strategiat. Tarvitset vähintään yhden ja ehkä useita strategioita jokaiselle tavoitteelle. Esimerkiksi, jos parannettu mediasuhde on yksi viestinnän tavoitteista, strategia voi olla, "luo mediasuunnitelma, joka on suunnattu yritystietovälineille." Jos yrität lisätä työntekijöiden osallistumista yhteisön vapaaehtoistoimintaan, strategia voisi olla, ”Luo sisäisiä menettelyjä, joilla edistetään vapaaehtoisten osallistumista koko yrityksessä.”
Kirjoita taktiikkaasi. Taktiikka on suunnitelman "työjärjestykset", yksityiskohtaiset ja erityiset toimet, jotka sinut huuhdellaan strategiastasi tavoitteiden saavuttamiseksi. Esimerkiksi mediakiertueen perustaminen itärannikolle on taktiikka, kuten myös lehdistötilaisuudessa. Sisäisen työryhmän kehittäminen työntekijöiden kannustimien luomiseksi vapaaehtoistyöhön on myös taktiikka. Kun luot taktiikkaa, sinun on pidettävä mielessä kustannukset ja työvoimasi, jotta voit arvioida, kuinka realistinen taktiikka on.
vinkkejä
-
Jossain vaiheessa saatetaan pyytää sinua luomaan budjetti suunnitelmasi toteuttamiseksi; tai saatat esittää yhden ennen sen luomista. Joko niin, pidä resurssit mielessä, kun luot viestintäsuunnitelman.
Varoitus
Älä jätä kriittisiä toimijoita pois viestintäsuunnitelmasi luomisesta. Pyydä yhteistyötä ja palautetta sen varmistamiseksi, että suunnitelma on menestyksekäs ja että muita osastoja tai henkilöstöä, joka tuntui jääneen prosessin ulkopuolelle, ei häiritä.
