Jos hankkeessa ei ole hyvää viestintäsuunnitelmaa, se on tuomittu epäonnistumaan. Projektipäällikön ensisijaisena tehtävänä on kehittää ja järjestää tehokas ja tehokas viestintäsuunnitelma. Tämä motivoi projektiryhmää ja mahdollistaa projektin toteuttamisen ajoissa. Hyvä viestintäsuunnitelma saa aikaan avoimen ja läpinäkyvän ilmapiirin, jossa jokainen tuntuu miellyttävältä tarjota ideoita ja panoksia. Diktaattorina toimiva projektipäällikkö on itsestään tappava.
esittely
Kehitetään viestintästrategiaa: (1) Kehitetään ja määritellään hanke. Projektipäällikkönä olet ensisijainen tietolähde. Sinun tehtäväsi on kommunikoida tehokkaasti projektiryhmän ohjaamiseksi ja motivoimiseksi. (2) Luo foorumi, joka mahdollistaa ideoiden vaihdon. Anna jokaisen tiimin tietää, että heidän panoksensa on arvokasta. Viestintä on vuoropuhelu eikä monologi. Viestintäsuunnitelman tulisi kannustaa ja edistää vuorovaikutusta ja panosta kaikilta mukana olevilta. (3) Selvitä viestinnän tavoitteet. Hyvän viestinnän tavoitteet mahdollistavat hankkeen toteuttamisen tehokkaasti ja ajoissa. Tämä auttaa estämään yllätyksiä, välttämään päällekkäisyyksiä ja paljastamaan puutteita.
Vastuullisuus. Yksittäisten projektiryhmän jäsenten on tiedettävä, millaisia vastuualueita he ovat ja kenelle he ovat vastuussa. Jokaisen tulisi tietää viestinnän tavoitteet.
Käytä eri medioita ja menetelmiä tiedonsiirron ajan tasalle saattamiseksi ja kaikkien tietojen ilmoittamiseksi. Tähän kuuluvat sähköpostin päivitykset, projektimuistutukset, kohtaamiset ja säännölliset raportit.
Määritä raporttien ja arvostelujen aikajana. Päivittäisen tiedonvaihdon lisäksi kokousten aikataulut ja raporttien määräajat. Tämä pitää ryhmän motivoituna ja jäsennettynä. Se auttaa myös priorisoimaan tehtäviä.
Tarkista viestintäsuunnitelma sen varmistamiseksi, että se toimii tehokkaasti. Pyydä panosta tiimiltä. Onko tarvittavat tiedot toimitettu ajoissa. Jos ei, mitä parannuksia voidaan tehdä sen parantamiseksi?
