Poissaolopyyntö on muodollinen askel, joka voi johtaa työsuhteen päättymiseen, alentamiseen tai työajan lyhentämiseen. Kirjeessä todetaan, että johdolla on vakavia huolia työntekijän sitoutumisesta työhön tai kykyä hoitaa vastuullisesti tehtäviä. Kirjoittamalla kirjeen kirjepaperille ja kädelle, joka toimittaa sen suljetussa kirjekuoressa, on vaikutusta. Tavoitteena on pakottaa työntekijä ymmärtämään, että hänen osallistujansa on parannettava.
Tarkistakaa muistiinpanosi ja vahvista, että työntekijä on saanut suullisia huomautuksia poissaolosta. Huomaa suullisten rangaistuspäivien päivämäärä ja työntekijän vastaus. Huomaa, että työntekijä lupasi korjata ongelman, mutta ei onnistunut.
Rukoile työntekijää kirjeen ensimmäisessä kohdassa. Ilmoita työntekijälle, että kirje toimii virallisena poikkeamana poissaolosta, ja että tilanteen korjaamiseksi on mahdollista tehdä lisätoimia.
Tarkkaile poissaoloja toisessa kohdassa. Käyttäkää henkilöstöresurssien aikalehtiä tai muistiinpanoja, jotta voit huomata päivät, jotka työntekijä on jättänyt vaille poikkeuksellisia tai käyttämättömiä poissaoloja. Kerro työntekijälle, miksi usein poissaolot ovat huonoja työntekijälle ja yritykselle. Selitä, että krooninen poissaolo aiheuttaa työntekijän työtovereiden menettää luottamuksen työntekijään, tai se maksaa yrityksen rahat menetetyn tuotannon vuoksi.
Sulje kirje selittämällä, mitä työntekijän on tehtävä palatakseen takaisin radalle. Selitä esimerkiksi, että seuraavan kuuden kuukauden aikana työntekijän on etukäteen pyydettävä vapaapäiviä kirjallisesti. Huomaa myös, että työntekijän on annettava lääkärin huomautus sairauden vuoksi poissaoloista. Kerro työntekijälle, että sääntöjen noudattamatta jättäminen voi johtaa kurinpitomenettelyn korjaamiseen, jopa irtisanomiseen asti. Viimeisessä kappaleessa viitataan työntekijän neuvontaohjelmiin, jos poissaolot johtuvat toistuvista henkilökohtaisista tai perheongelmista.
