Tehokkaalla kirjanpitojärjestelmällä on melko kauaskantoinen vaikutus yrityksiin, voittoa tavoittelemattomiin henkilöihin ja yksilöihin, koska tehokkuus ylittää pelkästään järjestämisen. Lisäksi hyvä järjestelmä antaa yritykselle mahdollisuuden tehdä parannuksia, jotka puolestaan hankkivat enemmän kannattavuutta. Paljon riippuu yrityksen koosta ja luonteesta, mutta on olemassa muutamia kulmakiviä, joita sovelletaan kaikkiin organisaatioihin.
Järjestäytynyt
Mitä enemmän arvailua on mukana kirjanpitojärjestelmässä, sitä altis yritys on virhe. Kun otetaan huomioon epämääräiset, laajasti luokitellut yleisyydet eivät riitä, koska yksityiskohtia on pyrittävä. Lyhyesti sanottuna mikään määrä luokittelua ei ole liikaa. Saapuvat varat suhteessa yleiskustannuksiin ja ajankohtaisiin suuntauksiin ovat vain muutamia esimerkkejä asioista, joita on syytä ottaa huomioon.
Ohjelmisto
Järjestäytyminen on yksi asia, mutta mitä vähemmän vaivaa se on, niin parempi. Onneksi markkinoilla on monia kirjanpito-ohjelmia, joista valita. Kuten mainittiin, paljon riippuu yrityksesi koosta ja luonteesta, joten on tärkeää löytää oikea sinulle. Esimerkiksi huippuluokan ohjelma voi laskea tasaiseksi, jos se on suunniteltu yrityksille, jotka ovat suurempia kuin sinun, puhumattakaan siitä, että maksat palveluista, joita et tarvitse.
Tiedonhaku
Tietojen helppo etsiminen tekee laskentajärjestelmästä sujuvamman, koska kaikki on mahdollista luokitella, mutta ei niin helposti kuin haluat. Kun käytät yritystäsi, on tärkeää, että pääset nopeasti ja tehokkaasti tietoihin sekä vianmääritykseen että tulevien suunnitelmien kartoittamiseen paitsi tehokkuuden lisäksi myös menestyksen kannalta.
Käytettävyys
Työntekijöiden ja johtajien on pystyttävä käyttämään kirjanpitojärjestelmää vähäisellä vaivalla ja pienellä oppimiskäyrällä. Muuten hyvä järjestelmä, joka on intuitiivinen kirjanpitotarpeisiisi, voi haitata tuottavuutta. Sano esimerkiksi, että käytössäsi on järjestelmä, joka on osoittautunut tehokkaaksi kilpailijoiden kanssa ja on erittäin suositeltavaa, mutta työntekijöillesi ei ole helppoa käyttää sitä mistä tahansa syystä. Kommunikoi työntekijöiden kanssa siitä, mikä toimisi parhaiten.
