Kaikkien työntekijöiden palkkaamista ja ylläpitämistä harjoittavien yritysten tulee ylläpitää työntekijää tai henkilöstötiedostoa jokaisesta palkattua työntekijää varten. Henkilöstöjohtajien on oltava varovaisia, ettei he sisällyttäisi arkaluonteisia tietoja yleiseen työntekijätiedostoon, kuten lääketieteellisiin, taloudellisiin, rikos- tai turvallisuustarkastuksiin. Tämäntyyppiset tiedot on tallennettava suojatussa paikassa valtion ja liittovaltion lainsäädännön mukaisesti. Muita ei-arkaluonteisia tietoja olisi pidettävä erillisessä työntekijätiedostossa, jotta työntekijät voivat tarkastella niitä tai käyttää niitä todisteena työoikeudenkäynneissä.
Alustavat työllisyysrekisterit
Työntekijöille on säilytettävä tiedot ennen työllisyyttä koskevista tiedoista, sijainnin kuvauksesta, alkuperäisen työhakemuksen kopioista, ansioluettelosta, haastateltavista tiedoista, työpaikkojen tarjouksista, allekirjoitetuista tarkastuslomakkeista, kuten työntekijän käsikirjan lukemisesta ja ymmärtämisestä.
Palkka, palkka- ja verotiedot
Tämäntyyppiset asiakirjat sisältävät aikalehtitietueita, työntekijän täyttämiä W-4-lomakkeita, läsnäolotietueita, suoria talletuslupia, vuosittaisia W-2-lausekkeita ja lapsen tuen valtuuksia, jotka vaikuttavat työntekijän kotipalkkaan.
Suorituskykyarvioinnit, arvostelut ja tapaukset
Jos yrityksesi suorittaa säännöllisiä arviointeja, kopio jokaisesta katsauksesta, joka koskee tiettyä työntekijää, tulee sijoittaa työntekijän henkilötiedostoon. Lisäksi kaikki tapaukset, jotka liittyvät muiden työntekijöiden tai johdon kiistoihin, käyttäytymisongelmiin, poissaolomalleihin, huonoon työtehtävään ja kirjallisiin varoituksiin, on mainittava tiedostossa.
Koulutus ja koulutus
Monet kannat vaativat alustavaa ja jatkuvaa koulutusta, koulutusta tai sertifiointia. Työnantajien olisi pidettävä kirjaa kaikista työntekijän suorittamista koulutusohjelmista. Jos työntekijälle on annettu todistus työhön liittyvästä tietystä kurssista, kopio olisi säilytettävä tiedostossa.
Hätäkontaktit ja edut
Kaikkien työnantajien olisi pidettävä luetteloa jokaisen työntekijän hätäkontaktista riippumatta siitä, onko työympäristö vaarallinen. Lisäksi on kirjattava kaikki työntekijän asemaan liittyvät edut. Etuihin voi sisältyä maksettu loma, sairausvakuutus, lukukausimaksut ja muut kattavuus.
