Henkilöstöosasto tukee henkilöstön henkilöstöä. Henkilöstöosastot työskentelevät monenlaisissa projekteissa, mukaan lukien rekrytointi- ja säilyttämisohjelmat, urakehitysohjelmat henkilöstön kannustamiseksi ja henkilöstötiedostojen ylläpitämiseksi. HR-hankkeet tarjoavat myös henkilöstöosastoille ja niiden yrityksille sääntöjen noudattamisen ja tehokkuuden parantamisen, kuten henkilöstötiedostojen päivittämisen.
Self-auditoinnit
Henkilöstötiedostoja on tarkastettava rutiininomaisesti sen varmistamiseksi, että kaikki vaaditut tiedot sisältyvät siihen ja ei mitään muuta. Henkilöstötiedostojen laillisesti vaadittavat kohteet ovat täydellinen nimi, sosiaaliturvatunnus ja lomake W-4 (työntekijän lähdeveron todistus). Maahanmuuttotiedostot tarvitsevat myös tarkastusta. Lomake I-9s (työllistymiskelpoisuuden todentamisasiakirjat) ovat helposti virheettömiä. Tarkista lomakkeet varmistaaksesi, että oikeat tiedot asetetaan oikeaan ruutuun. Vertaa erityisesti ohjeiden A-, B- ja C-asiakirjoja lomakkeen vastaavissa ruutuissa lueteltuihin asiakirjoihin. Luetteloon A kuuluvat asiakirjat sisältävät passin, I-94-kortin ja laillisen pysyvän asuinpaikan ("vihreä"). Luettelon B asiakirjoihin sisältyvät valtion kuljettajan lupa, sotilaallinen I.D. tai Native American Tribal -asiakirja. Luettelon B asiakirjat voivat vahvistaa työluvan vain, jos ne on yhdistetty luettelon C asiakirjoihin. Luettelon C asiakirjoihin sisältyvät sosiaaliturvakortit, tietyntyyppiset syntymätodistukset ja työlupakortit.
HR-tietojärjestelmät
Henkilöstötietojen tai hallintajärjestelmien (HRIS tai HRMS) tuki Henkilöstöosastot pitävät henkilöstö- ja palkanlaskentatiedot yhdessä paikassa. HRIS antaa työntekijöille mahdollisuuden päivittää 401 (k) eläkejärjestelyt, suorat talletukset ja osoitteenmuutokset. HRIS-järjestelmän hankkiminen on merkittävä henkilöstöhallinnon yksiköiden hanke. HRIS-järjestelmän perustaminen edellyttää päätiedoston valmistelua, joka sisältää kaikki työntekijän nimet, osoitteet, sosiaaliturvatunnukset, suorat talletustiedot ja terveydenhuollon palkkio-vähennykset. HRIS-palveluntarjoajat edellyttävät henkilöstöosastojen toimittavan yrityssaneerauksia, palkkaselvityksiä ja neljännesvuosittaisia raportteja edellisiltä vuosineljänneksiltä samana vuonna.
Rekrytointi ja säilyttäminen
Uusien työntekijöiden rekrytointi ja nykyisten työntekijöiden säilyttäminen on välttämätön toiminto liiketoiminnan harjoittamisessa. Työntekijöitä tarvitaan täyttämään tietyt työpaikat, ja heidän saamansa kokemus ja tietämys ovat yritykselle arvokas voimavara. Henkilöstön edustajat voivat kehittää kannustinohjelmia, jotka asettavat yrityksensä erilleen toimialalla tekemällä tutkimuksia alan kilpailijoiden tarjoamista kannustimista ja salaamalla menetelmiä näiden kannustimien lisäämiseksi. Tehokkaisiin HR-rekrytointi- ja säilyttämisohjelmiin sisältyy runsaita loma- ja bonuspaketteja.
