Voit toimittaa huonoja uutisia työntekijöille, asiakkaille tai johdolle monin eri tavoin. Monet ihmiset pitävät mieluummin negatiivisia viestejä suorana ja suorana. Toiset pitävät mieluummin hienovaraisempaa lähestymistapaa, jossa sanomaa syntyy vähiten loukkaavalla kielellä. Joka tapauksessa sinun on annettava uutisia, jotka ovat todennäköisesti epätoivottavia ja toivottomia selkeällä ja ytimekkäästi.
Säilytä suhde
Ei vain tarkoita, että sinun on vahingoitettava suhdetta vastaanottavaan osapuoleen, koska sinulla on ei-toivottuja tietoja. Olitpa lomauttamassa työntekijöitä, luovuttamalla lahjoituspyynnön tai kieltäydy matkakuluista, pidä mielessä, että tilanne voi muuttua tulevaisuudessa ja päätös voi olla päinvastainen. Lisää muistiinpanon täydennys, esimerkiksi kertoa työntekijöille, kuinka paljon olet arvostanut heidän panoksensa. Selitä varainhankkijoille, että budjettisi ei tällä hetkellä salli tiettyjä menoja. Lisäys pehmentää iskuja ja pitää avoimet viestintälinjat mahdollisten tulevien suhteiden kannalta.
Kehysviesti positiivisella kielellä
Muistiossa valitut sanat auttavat pitämään myönteisen vastauksen, vaikka annat negatiivisen viestin. Voit esimerkiksi pyytää lisätietoja käsittelemään rahapyynnön kirjoittamisen sijaan, että annetut tiedot eivät ole hyväksyttäviä. Kerro työntekijöille, mitä he voivat tehdä sen sijaan, mitä he eivät voi tehdä. Esimerkiksi, kirjoita “ota pukeutua kaupallisiin vaatteisiin perjantaisin” sen sijaan, että ”älä käytä farkkuja satunnaisina perjantaisin.” Lähetä viesti asiakkaallesi sanoen ”voit noutaa tavarasi maanantaina” eikä ”tilauksesi ei ole valmis ensi maanantaina."
Estä oikeudelliset seuraukset
Yrityksen muistiinpanot ovat usein matkalla yrityksesi seinien ulkopuolelle ja tiedotusvälineiden tai muiden osapuolten käsiin. Vältä laittomiin tai syrjiviin käytäntöihin viittaavien kielten käyttöä. Esimerkiksi sen sijaan, että kirjoittaisimme ”kirjanpitäjämme lähtee yhtiöstä, koska hän teki laajoja virheitä vuoden loppuraportteissa”, kirjoita ”monien vuosien tunnustetun palvelun jälkeen kirjanpitäjämme siirtymään muihin mahdollisuuksiin.” Selkeys auttaa estämään ei-toivottuja huhuja leviäminen, joka voi vahingoittaa yrityksen mainetta. Epäselvä negatiivinen viesti on "väärinkäytöksestä johtuen, tietyt taloudelliset toimihenkilöt lähtevät." Parempi muistio kertoo: "Olemme iloisia voidessamme ilmoittaa, että uudet taloushenkilöstö on asetettu korvaamaan kirjanpito-osaston lähtevät jäsenet."
Puskuri Bad News
Negatiiviset muistutukset aiheuttavat usein loukkaantuneita tunteita ja vihaisia vastauksia. Voit lievittää tai ainakin vähentää huonojen uutisten pudotuksen määrää, kun puskuroit sen hyvällä uutisella. Aloita esimerkiksi negatiivinen muistio, jossa ”arvostat vakuutusten määräsi lisättävien lisäetujen määrää”, kun sinun täytyy nostaa vakuutuskorkoja. Pidä viestiin liittyvä puskuri kuitenkin selkeyden säilyttämiseksi. Toisin sanoen, älä sano ”uusi pysäköintilaite avautuu ensi viikolla”, kun lähetät viestin hyötyjen leikkaamisesta.
