Tehokasta viestintää pidetään usein onnistuneen organisaation elinaikana. Kun kaikilla tasoilla työskentelevät työntekijät ovat hyvin yhteydessä toisiinsa ja kuluttajiensa kanssa, yrityksellä on enemmän mahdollisuuksia menestyä. Vaikka viestinnällä on keskeinen rooli yrityksen saavutuksissa, kun se tehdään tehottomasti, se voi vaikuttaa haitallisesti organisaatioon.
Lajittelu sisällön tilavuuden mukaan
Nykypäivän teknologiasta riippuvaisessa liiketoimintaympäristössä on tavallista käyttää yhteistyöryhmän organisaation ohjelmistoja ja sovelluksia hankkeiden hallintaan ja suunnitelmien toteuttamiseen. Vaikka tällaiset työkalut ovat hyviä viestintäkanavien lisäämiseksi, ne voivat myös purkaa käyttäjiä sisällön määrän kanssa. Kaikki viestit, päivitykset ja muistiinpanot voivat olla uskomattoman aikaavieviä kaikkien liikkeessä olevien projektien osalta, mikä voi vähentää työntekijöiden tehokkuutta. Tärkeitä viestejä voi kadota tietopankissa tai tiettyjä viestejä voi unohtaa vieraiden sisältöjen määrän vuoksi.
Odotetaan vastausta
Kaikki viestintä ei ole hetkellinen. Joskus liiketoimintaympäristössä, kun olet tekemisissä kollegojen tai asiakkaiden kanssa eri aikavyöhykkeillä tai paikoissa, saatat joutua odottamaan useita tunteja tai jopa päiviä vastauksen saamiseksi. Riippumatta siitä, oliko viestintä sähköpostitse tai vastaajana, usein tärkeitä virstanpylväitä voidaan viivästyttää reaaliaikaisen viestinnän puutteen vuoksi. Vaikka on viisasta antaa vastausta mahdollisimman pian, se ei ole aina silloin, kun käsitellään useita liikkuvia osia liiketoimintaympäristössä. Aika on rahaa, kuten sanotaan, ja odotetun vastauksen odottaminen voi maksaa organisaation myyntiä ja tuloja, jos määräaika on kiireellinen.
Väärän tiedon käsittely
Tosiasialliset tiedot ovat välttämättömiä yrityksen menestyksen kannalta. Olipa kyseessä osakkeenomistajille tulojen määrä tai kuluttajille menestystekijät, on tärkeää saada tosiasiat suoraan. Joskus viestintä voi olla epäedullinen organisaatiolle, jos se on virheellinen. Olipa kyseiset virheet vahingossa tai aiottu, organisaation maineen vahingoittuminen voi olla vakavaa. Mainosasiakirjoissa edellytetään, että yritykset voivat kommunikoida asiakkaidensa kanssa vain tosiasiallisten tietojen kanssa. Tämä ei voi johtaa suuriin sakkoihin ja huonoon julkisuuteen. Jotta viestintä olisi tehokasta, tietojen on oltava tarkkoja.
Siirtyminen tietoliikenteen esteistä
Joskus organisaatiossa on aivan liian monia esteitä, jotta viestintä olisi tehokasta. Esteet voivat olla monissa eri muodoissa, kuten viestin selkeyydessä, viestin pituudessa, toimituksen tavassa, tulkintatavassa ja lähettäjälle annettavassa palautteessa. Jos viestinnässä on useita esteitä, viesti ei tule esiin suunnitellulla tavalla, mikä on epäedullinen organisaatiolle.
