Kommunikaatio organisaation sisällä tapahtuu useilla eri tavoilla, minkä vuoksi on niin tärkeää ymmärtää, mitä viestintätapauksia tapahtuu, ja oikea tapa kommunikoida näillä alueilla. Tapa, jolla kommunikoit työtovereiden tai ikäisensä kanssa, pitäisi olla erilainen, niin miten kommunikoi johtajan tai yrityksen puheenjohtajan kanssa. Myös monet muut tekijät tulevat olemaan mukana, mukaan lukien yrityksen arvot ja ei-sanallinen viestintä.
Viestintätyypit
Viestintää on kaksi: muodollinen ja epävirallinen. Oregonin valtion tutkimuksen mukaan muodollinen viestintä määritellään viestinnäksi virallisesti määrättyjen kanavan kautta viestintävirran välillä organisaatioiden välillä. Toisin sanoen muodollinen viestintä on suunnattu jollekin viranomaiselle tai jollekin, jolla on valtuudet työssään liittyvästä aiheesta. Epävirallinen viestintä puolestaan määritellään vuorovaikutuksen jaksoiksi, jotka eivät heijasta virallisesti nimettyjä viestintäkanavia, joihin kuuluu puhuminen ystävälle työssä.
Muodollinen tiedonanto
On olemassa kolme tapaa, joilla muodollinen viestintä on yrityksessä: alaspäin, ylöspäin ja horisontaalisesti. Alasuuntaus tapahtuu, kun johtajat puhuvat työntekijöille. Tällainen viestintä on olemassa, kun johtajien on selitettävä työohjeita, korjattava työntekijöiden työtä tai selitettävä uusia menettelyjä. Vaikka tällainen viestintä on elintärkeää organisaatiolle, on tärkeää, että johtajat kommunikoivat tehokkaasti puhumattakaan työntekijöistä. Ylösviestintä tapahtuu, kun alaiset tarvitsevat puhua johtajiensa kanssa, mikä voisi olla yhtä yksinkertaista kuin antaa johtajalle tietää, että tehtävä on suoritettu, tai työhön liittyvästä ongelmasta. Horisontaalinen viestintä on silloin, kun saman työn tason työntekijät kommunikoivat keskenään tehtävien suorittamisesta.
Epävirallinen tiedonanto
On tärkeää, että epävirallista viestintää ei saa sekoittaa horisontaaliseen viestintään. Vaikkakin horisontaalinen viestintä tapahtuu samassa työtasossa, se tehdään työhön liittyvien tavoitteiden saavuttamiseksi, kun taas epävirallinen viestintä tapahtuu enemmän yhteiskunnallisessa ympäristössä. Epävirallinen viestintä on yhtä tärkeää kuin muodollinen viestintä, koska se auttaa rakentamaan työntekijöiden moraalia ja tuo mukanaan hauskan ilmapiirin. Ongelmia syntyy epävirallisesta viestinnästä, kun ihmiset ottavat sen liian pitkälle tai alkavat juorua toisistaan. Epävirallinen viestintä voi olla tärkeä organisaatiossa, mutta sen ei pitäisi korvata virallista viestintärakennetta.
