Kokouksen aikana tehtyjen toimien dokumentointi sallii merkityksellisten aiheiden ja päätösten muistamisen tulevina vuosina. Kokouksen tärkeimmät vuorovaikutukset olisi kirjattava, myös silloin, kun esitys tehdään - vaikka liike lopulta epäonnistuu.
Kokouspöytäkirjan tarkoitus
Pöytäkirjassa dokumentoidaan kokouksen aikana tehdyt päätökset ja keskustelut. Kirjallisena todisteena myös pöytäkirjat voivat toimia oikeudelliset asiakirjat kokouksessa. Kaikenlaiset kokoukset voivat tallentaa minuutteja virallisesta johtokunnasta organisaation henkilöstön kokoukseen julkiseen politiikkaan liittyvään yhteisön kokoukseen.
Kokouspöytäkirjojen ottaminen
Poikkeukselliset organisaation, kuuntelun ja muistiinpanon taidot kykenevät tallentamaan pöytäkirjan kokoukseen. Ei kaikki sanottu kokouksen aikana olisi dokumentoitava; sen sijaan keskity keskeisiin kohtiin, kuten:
- Kokouksen päivämäärä, aika ja sijainti
- Luettelo osallistujista
- Keskeisiä aiheita käsiteltiin
- Esitykset
- Lopulliset päätökset
- Toimet on saatu päätökseen
- Kaikki vaiheet, jotka olisi toteutettava ennen seuraavaa kokousta
Epäonnistuneet ehdotukset
Kun kokousosapuoli haluaa esitellä asiaa harkittavaksi, tehdään esitys. Tavallisesti liike on lähetettävä - toisin sanoen toinen osallistuja on samaa mieltä siitä, että asia olisi otettava huomioon - jotta liike olisi edennyt ja keskusteltu. Jos liikettä ei lähetetä, sitä kutsutaan nimellä a epäonnistunut liike. Jopa epäonnistunut liike olisi dokumentoitava pöytäkirjaan. Kirjoita, kuka teki liikkeen, mitä liike koostui, ja että se epäonnistui. Esimerkiksi yksi tallennusmenetelmä voi näyttää siltä:
- Motion: Kaikki kirjaston tietokoneet olisi korvattava uusilla ja nykyisillä malleilla. Bill Smithin esittämä liike. Liike ei lähetetty; liike epäonnistui.
Lähetetyt ehdotukset voivat silti epäonnistua, jos heillä ei ole tarpeeksi ääntä. Kun liike on siirretty ja siirrytään eteenpäin, kokouksen osanottajat keskustelevat tästä asiasta. Ehdotus epäonnistuu, jos enemmistö äänestäjistä ei kannata asian käsittelyä. Tämä olisi kirjattava pöytäkirjaan sellaisenaan:
- Motion: Kaikki kirjaston tietokoneet olisi korvattava uusilla ja nykyisillä malleilla. Bill Smithin esittämä liike. Bob Jonesin lähettämä Motion. Äänestys oli 5-2 vastaan; liike epäonnistui.
