Olipa osakkuusyhdistys tai monikansallinen yhtiö, kokouspöytäkirjat muodostavat oikeudellisen perustan ryhmän toteuttamille toimille. Määrärahat, toimintaperiaatteet, ostot - yrityksen toiminta, voittoa tavoittelemattomat tai voittoa tavoittelemattomat - on kirjattava minuutteina. Jotkut organisaatiot ovat epävirallisia kuin toiset - et todennäköisesti kuulisi naapuria, joka siirtyy asettamaan liikkeensä pöydälle kirkon komiteassa - mutta kaikkien on toimittava niiden hallintoelinten tekemien päätösten mukaisesti. Pöytäkirjoissa todistetaan nämä toimet ja määritellään niiden tarkoitus.
Ole valmiina
Suunnittele ennakkoon. Kokoa esityslista ja luettelo jäsenistä tai kokouksen osanottajista ennen kokousta. Jos ryhmäsi ei tavallisesti toimi esityslistalla, rohkaise sitä aloittamaan se, jotta painopiste säilyy. Selvitä, kuinka monta jäsentä tarvitaan liiketoimintaa varten, joten voit huomata tarvittaessa päätösvaltaisuuden minuuteissa.
Tee malli, jota voit käyttää muistiinpanoihin. Sisällytä päivämäärän, kellonajan ja sijainnin välilyönnit sekä tarkistuslista jäsenistä, jotka merkitsevät osallistujia ja poissaoloja. Jos kokous sisältää julkista panosta, sisällytä nimet ja nimet, joita kukin osoite koskee. Useat sivustot, kuten Meetingtemplates.com, tarjoavat ilmaisia malleja useille erilaisille kokouksille.
Täytä päivämäärä, kellonaika, paikka, osanottajat ja koorumin tiedot kokouksessa. Huomaa, joka kutsui kokouksen järjestykseen ja aikaan. Pyydä mahdollisuuksien mukaan yleisön jäseniä rekisteröimään nimensä, joten sinun ei tarvitse kysyä, miten ne kirjoitetaan. Suurissa jäsenryhmissä levitä ilmoittautumissivu, jotta voit tarkistaa läsnäolon tarkistuslistan.
Suorita tarkasti
Tallenna jokainen numero ja jokaisen toimenpiteen osalta. Sisällytä aina liikkeen tekijän nimi. Ensimmäinen ehdotus on yleisesti ottaen hyväksyä edellisen kokouksen pöytäkirja, jota seuraa valiokunnan raportit. Sisällytä suosituksia ja toimia vastauksena. Säilytä kirjalliset valiokunnan raportit sisällyttämällä ne viimeisiin minuutteihin. Älä yritä tiivistää keskusteluja.
Huomaa niiden henkilöiden nimet, jotka esittelevät, siirtävät tai muuten kannattavat toimintaa, sekä tarkat kunkin liikkeen muutokset. Monet organisaatiot tallentavat myös henkilön, joka sekoittaa liikkeen. Älä epäröi kysyä muutoksia tai selvennyksiä - tämä virallinen tietue sitoo ryhmän tiettyihin toimiin.
Nauhoita äänet organisaatiosi mukaan. Tarvitset vähintään äänimäärän. Jotkin ryhmät lisäävät myös nimiä ja tallentavat, miten kukin yksilö äänesti.
Merkitse lykkäämisen aika ja menetelmä. Kirjoita nimesi sihteeri-minuuttivartijaksi.
Viedä läpi
Kirjoita minuutteja välittömästi, kun kokous on tuore mielessäsi. Hanki ne johtajalle hyväksyttäväksi päivän tai kahden päivän aikana sekä luettelo raportteista tai näyttelyistä.
Lähetä minuutteja jäsenille ja osallistujille, jotka ovat pyytäneet niitä sähköpostitse, First Class -postilla, jaetulla sovelluksella, kuten Microsoft OneNote- tai pilviohjelmalla, kuten Google Drive -palvelulla.
Valmistele virallinen kopio ja liitä alkuperäiset raportit ja näyttelyt pysyvään tietueeseen.
vinkkejä
-
Yritä täydentää mallia organisaatiosi tarpeisiin sen sijaan, että yrität sopia kokouksen muistiinpanoihin abstraktiin malliin. Monet liiketoimintamallit ovat liian epävirallisia organisatorisia tai julkisia kokouksia varten.
Kannusta Robertin työjärjestyksen käyttöä organisaatiossasi. Se on laajalti käytetty muoto, jota voidaan mukauttaa viralliseen ja epäviralliseen kokoukseen.
