Perinteinen projektiviestintä tapahtui selkeästi määritellyssä rakenteessa käyttäen kanavia, kuten sisäistä postia, puhelimia, muistioita ja virallisia kokouksia. Nykyaikaiset projektiviestinnät hyödyntävät teknologiaa, kuten sähköposti-, intranet- ja sosiaalista mediaa jakamaan tietoja joustavammassa ryhmärakenteessa. Viestintätarpeet ovat muuttuneet uusien lähestymistapojen kehittyessä projektinhallintaan ja tarpeeseen tiedottaa laajemmalle sidosryhmälle.
Metodologia
Perinteinen projektitiimi käsitteli projektia erillisissä vaiheissa. Ryhmä dokumentoi jokaisen vaiheen ja sai allekirjoituksen ennen etenemistä. Project Smartin mukaan nykyaikainen käytäntö on ottaa käyttöön ketterä projektimenetelmä, jossa projektivaiheet voivat olla päällekkäisiä, koska tiimin jäsenet käsittelevät yksittäisiä jaksoja ja muokkaavat niitä palautteen mukaisesti. Tämä vaikeuttaa viestintää, korostaen tilapäivityksiä ja helpon pääsyn uusimpiin projektitietoihin.
Tiimi
Nykyaikaisessa projektiryhmässä on laaja joukko pysyviä ja tilapäisiä jäseniä. Sisäisen henkilöstön lisäksi tiimiin voi kuulua myös konsultteja, toimittajia, liikekumppaneita ja IT-palveluja tarjoavia yrityksiä. Projektipäällikön on varmistettava, että kaikilla tiimin jäsenillä on turvallinen pääsy projektiviestintään heidän osallistumisensa ajan. Hankekohteen mukaan hanke on väliaikainen sosiaalinen järjestelmä, jossa menestys riippuu yhteistyöstä, viestinnästä ja sitoutumisesta avoimen tiedon jakamisen avulla.
sidosryhmät
Nykyaikaisissa projekteissa on paljon laajempi sidosryhmien ryhmä. Ryhmän jäsenten ja sponsorien välisen viestinnän lisäksi projektipäälliköt tunnustavat, että on tärkeää pitää kaikki sidosryhmät, kuten yhteisö, sääntelyviranomaiset, valtion virastot ja sijoittajat, täysin tietoisia. Cornwellin johtamiskonsulttiyrityksen mukaan tehoton viestintä edistää menestyksen puutetta yli 65 prosentissa epäonnistuneista hankkeista.
kanavat
Nykyaikainen projektiviestintä hyödyntää verkottuneita viestejä yhteistyön parantamiseksi. Sähköposti ja pikaviestit mahdollistavat, että tiimin jäsenet voivat jakaa tietoja nopeasti ja helposti sen sijaan, että luottaisivat paperipohjaisiin kanaviin, kuten sisäisiin muistiinpanoihin tai fakseihin. Projektiportaalit tarjoavat yhden turvallisen yhteyspisteen kaikille projektitiedoille ja dokumentaatioille Internetin välityksellä. Videoneuvottelu mahdollistaa sen, että tiimin jäsenet voivat perustaa edistymiskokouksia, vaikka ryhmän jäsenet olisivat eri paikoissa. Tekniikat, kuten blogit ja sosiaaliset verkostot, lisäävät projektiviestintää entisestään, luovat yhteisöllisyyden ja antavat sidosryhmille mahdollisuuden antaa palautetta, joka voi vaikuttaa hankkeeseen
