Politiikkojen ja menettelyjen yksinkertaistaminen yrityksissä voi olla vaikea prosessi. Se, onko yritys valmistuslaitos tai vain pieni toimisto, hyötyy suuresti siitä, että kaikki yrityksen harjoittamat käytännöt ja menettelyt yksinkertaistetaan. Yhden henkilön on vaikea hallita tätä hanketta suuressa mittakaavassa. Koska tämä prosessi edellyttää yrityksen kaikkien tasojen tutkimista, voi kestää useita vuosia, ennen kuin tehtävä on valmis.
Tutki kaikkea politiikkaa ja menettelytapoja, joita yrityksessäsi tai yrityksessäsi työskentelet. Ota useita päiviä tarkkailemaan kunkin yrityksen osastoa ja mitä politiikkoja ja menettelytapoja he tekevät päivittäin.
Huomioi kaikki menettelyt ja käytännöt, jotka ovat tarpeettomia tai hidastavat työntekijöiden tuottavuutta. Selvitä, kuinka kauan kestää hyväksynnän saaminen tehtäviin sekä lisensointi, notaarit tai tuomioistuinten oikeudet.
Arvioi jokainen politiikka ja menettely kustannustehokkuuden, tehokkuuden ja välttämättömyyden kannalta.
Tee uusi politiikka- ja menettelysuunnitelma, joka poistaa tarpeettomat hallintotehtävät, hyväksynnät tai paperityöt. Esimerkiksi työntekijät voivat syöttää tietoja laskentataulukkoon ja lähettää sen sähköpostitse sen sijaan, että tulostaisi paperikopion.
Huomioi kaikki yrityksessä esiintyvät päällekkäiset prosessit, kuten useiden eri henkilöiden tekemän hankkeen tarkistaminen. Poistetaan mahdollisimman monta päällekkäistä vaihetta. Esimerkiksi usean henkilön tarkistama hanke voi tarvita vain yhden pätevän tarkistuksen.
Pyydä työntekijöitä, johtajia ja jopa ulkopuolisia kumppaneita, jotka työskentelevät yrityksen kanssa, mitä muuttaisivat yrityksen toimintaperiaatteisiin ja menettelyihin. Tämä voi tuoda paljon virheellisiä toimintatapoja ja auttaa tekemään yrityksestä, jonka kaikki tasot ovat tyytyväisiä.
Löydä nopein ja yksinkertaisin tapa suorittaa tehtäviä katsomalla, että useat työntekijät suorittavat saman tehtävän. Kun olet löytänyt ihanteellisen tavan suorittaa tämä tehtävä, kouluta kaikki muut työntekijät suorittamaan tehtävän tällä tavalla.
Korjaa ja päivitä yrityksen kaikki laitteet, koneet ja tietokoneet. Tämä vähentää tuottamatonta aikaa ja nopeuttaa lopullista prosessia.
Tarkista kaikki käyttöohjeet ja koulutusasiakirjat. Yksinkertaista kaikki kielet ja vähennä käsikirjan kaikkia tarpeettomia osia, jotta saat selkeän ja tiiviin standardin tehtävien suorittamiseen.
Kerää kaikki tiedot ja luo sitten ehdotus tarpeettomien käytäntöjen ja menettelyjen poistamiseksi. Esitä tiedot yrityksen omistajille, jotta he voivat määrittää, mitä muutoksia toteutetaan.
