Liiketoiminta ei ole täydellinen. Mahdollisuudet ovat jossakin vaiheessa urasi aikana, ja saatat kohdata ongelman, jota on käsiteltävä korkeammalla hallintotasolla. Monet yritykset kannustavat käyttämään valitusraportteja asianmukaisena menetelmänä valituksen virallisesti ilmoittamiseksi. Näitä raportteja käytetään yleensä epätyydyttäviin liiketoimiin tai yritystä koskeviin ehtoihin. Valitusraportin kirjoittaminen oikein on keskeinen tekijä huolenaiheesi saamiseksi ja ongelma korjataan.
Käsittele tilanteen taustaa. Anna tärkeimmät tiedot, kuten sijaintisi ja syyt kirjoittamiseen. Ilmoita tyytymättömyyden syy lyhyesti.
Noudata taustalla yksityiskohtaisempaa kuvausta ongelmasta. Ilmoita objektiivisista tosiseikoista. Kuvaile ongelman seurauksia.
Ilmoita, mitä pidät tyydyttävänä ratkaisuna. Selitä, mitä odotat toiselta osapuolelta tilanteen korjaamiseksi.
Lisää varoitus, jos sinusta tuntuu, että se on tarpeen. Saatat haluta ilmoittaa seurauksista, jos toinen osapuoli ei osallistu ongelman ratkaisuun. Tämä vaihe on valinnainen, riippuen suhteestasi toiseen osapuoleen ja ongelman vakavuuteen.
Lopeta päättäväinen johtopäätös, joka ilmaisee optimistiset näkymät tilanteeseen. Kommunikoi tunne, että haluat korjata ongelman molempien osapuolten hyödyksi.
vinkkejä
-
Muista käyttää kohteliaisuutta koko kirjeessä. Pidättäytyä loukkaamasta toista osapuolta tai kuulostamaan vihamielistä.
