Sinulla ei todennäköisesti ole mitään mahdollisuutta kuvitella tätä skenaariota: Saat kutsun arvostetulle konferenssille, jossa sinulla olisi paljon mahdollisuuksia verkostoida ja laajentaa yrityksen liiketoimintaa. Sinun on kuitenkin vastattava siihen, että päällikkösi vakuutetaan, että voit osallistua. Menojen perusteleminen voi aiheuttaa synkkyyttä, mutta organisointi ja valmistelu auttavat sinua saavuttamaan tavoitteenne.
Luo pakottava argumentti, joka vakuuttaa ylemmänneesi kyseisen kustannuksen välttämättömyydestä. Vakuuttaa pomojesi, että sinun täytyy käyttää tätä rahaa tähän tiettyyn esineeseen tai palveluun. Todista, että tämä kustannus johtaa korkeaan tuottoon. Esitä mahdollisimman paljon tukevaa dokumentaatiota saadaksesi pisteesi.
Laske tämän kustannuksen tarkka hinta ja anna summa pomojesi mukaan. Laskelmat asettavat mielensä helposti ja osoittavat, että olet harkinnut tätä täysin ja et aio tuhlata rahaa. Kustannusten ennakoitujen kustannusten esittäminen voi myös lieventää pelkoja siitä, että suunnitellut kustannukset ovat törkeitä. Jos voit myös määrittää kustannukset siitä, että rahaa ei käytetä tuotteeseen tai palveluun, tuota nämä luvut myös kotisi ajamiseksi.
Täytä kaikki kustannuslomakkeet ohjeiden mukaan. Useimmilla organisaatioilla on muodollinen järjestelmä kustannusten perustelujen toimittamiseksi. Kirjanpito-osasto edellyttää todennäköisesti täyttämään lomakkeen, joka oikeuttaa ostokustannukset. Muista olla laiminlyömättä mitään asiakirjan kenttiä, koska unohtamatta sisällyttää yksityiskohtia voi aiheuttaa ongelmia myöhemmin.
Lähetä asiakirjat kaikista kustannuksiin liittyvistä asioista. Johtajat haluavat nähdä tarkalleen, mihin rahaa menee; tarjoamalla paperiradan, autat heitä ymmärtämään, miksi sinun tarvitsi ostaa kyseinen kohde tai palvelu. Sisällytä jokainen kuluja koskeva asiakirja tai asiakirja, jotta kukaan ei voi syyttää sinua väärinkäytöstä.
