Yleisesti hyväksytyt laskentaperiaatteet kuvaavat rahoitustapahtumien kirjanpitosääntöjä. Tuotteita myyvät yritykset käyttävät usein tuotenäytteitä vaihtoehtojen näyttämiseksi asiakkaille. Nämä näytteet voidaan valmistaa tai ostaa yritys. Molemmissa tapauksissa näytteille aiheutuu kustannuksia. Näillä näytteillä on useita sallittuja menetelmiä GAAP: n mukaan.
GAAP-säännöt kuluja varten
GAAP-periaatteiden mukaan kulut on kirjattava siihen ajanjaksoon, joka sisältää niihin liittyvät tulot. Jos kustannuksia ei voida sitoa suoraan tuloihin, ne kirjataan kuluksi sillä kaudella, jonka aikana ne syntyvät. Kustannusten tekemiseksi yrityksen on oltava oikeudellisesti vastuussa siitä. Kustannukset eivät välttämättä tarvitse olla maksettuja, vaan ne on juuri sovittu. Esimerkiksi, jos yritys vuokraa toimistotilaa, kunkin kuukauden vuokra on kirjattava kuluksi kyseisenä kuukautena, vaikka vuokra ei ole vielä maksettu. Tuotenäytteiden osalta GAAP-periaatteet mahdollistavat näytteiden välittömän kulutuksen, kun yritys ostaa ne tai aktivoi ja lykkää osan kustannuksista tuleville kausille.
Tuotenäytteiden välitön kulutus
Vaikka tuotenäytteitä voidaan käyttää useiden tilikausien tai jopa useiden vuosien ajan, GAAP: n avulla ne voidaan kirjata kuluksi, kun ne ostetaan alun perin. Tämä johtuu siitä, että näytteitä ei voida usein yhdistää suoraan niihin liittyviin tuloihin. Monet asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat voivat tarkastella näytteitä. Jotkut saattavat tehdä ostoksia ja jotkut eivät. Näytteiden kustannukset mahdollistavat sen, että yritys pystyy tunnistamaan kustannukset, kun ne syntyvät, eikä yritä selvittää, mitkä tulevat jaksot ovat kustannukset. Jos haluat ottaa huomioon tuloslaskelmaan ja luottoon liittyvät kustannukset, debit-näytteet tai -toimitukset, joko pankki tai velat, riippuen siitä, onko näytteitä maksettu.
Tuotteiden näytteiden aktivointi
Jos tuotenäytteitä voidaan jäljittää tiettyyn myyntiin, ne voidaan aktivoida ja kirjata kuluksi niihin liittyvien tulojen kaudella. Esimerkiksi jos tietyn asiakkaan osalta toukokuussa luotiin mukautettuja puulevyjä, yritys voisi hyödyntää kirjoihin liittyviä kustannuksia ja maksaa ne, kun asiakas tekee ostoksen syyskuussa. Ensimmäiset kirjanpitotiedot ovat luotto käteisellä tai maksettavilla tileillä ja veloitus ennakkomaksuihin. Kun kustannukset kirjataan, maksetaan ennakkomaksutili ja näytteitä tai tarvikkeita koskeva tili veloitetaan.
Vanhentuneet näytteet
Jos yritys päättää hyödyntää tuotenäytteitä ja kustannuksia niitä tulevana ajanjaksona tai useiden jaksojen aikana, sen on tarkasteltava niitä säännöllisesti varmistaakseen, että ne ovat edelleen käyttökelpoisia. Mikäli aktivoitu tuotenäyte on vanhentunut tai jos yritys ei enää käytä sitä muutoin, se on poistettava kyseisenä aikana. Tämä pätee myös, jos näyte on vaurioitunut eikä sitä voi enää käyttää.
