Ajan hallinta ei ole kovin vaikeaa, vaikka aika, joka sinun tarvitsee tehdä, on vaikeaa löytää. Harkitse muutamia keskeisiä asioita sen sijaan, että yrität tehdä kaikkea käyttämällä ajanhallintavinkkejä, kuten kirjoita asioita, priorisoida tehtäviä, tarkastella tapaamisia, estää aikaa tehdä asioita ja pysyä joustavana suunnitelmissasi.
Tarvittavat kohteet
-
Tehtävälista
-
Nimityskalenteri
-
Lyijykynä
Kirjoita kaikki, mitä sinun tarvitsee tehdä. Monet niistä, jotka hallitsevat aikansa hyvin, pitävät "tehdä" -luetteloa kätevästi toimintojen, työtehtävien, projektitoimintojen ja ideoiden pudottamiseksi. Pidä tehtäväluettelo sopivassa paikassa, kuten muistikirjassa, suunnittelussa tai henkilökohtaisessa digitaalisessa avustajalla (PDA).
Tarkista tehtävät ja priorisoi kohteet joka päivä samaan aikaan. Tämä voidaan tehdä aamulla sen päivän aikana, jona aiot työskennellä kohteilla tai edellisenä iltana. Määritä kunkin kohteen painopisteet.
Katsokaa nimityslistaa tänään. Suunnittele, mitä tarvitset tärkeille tapaamisille, joten saat kaiken valmiiksi ennen tapaamisen alkua. Muista lisätä paperia ja kynää muistiinpanojen tekemiseen tai toimien kirjoittamiseen. Määritä, mitä sinun täytyy tehdä tapaamisissa, joita et pysty pitämään, kuten lounaspäivän peruuttaminen tai korvaavan kokouksen lähettäminen.
Aikataulun aikajärjestys voit työskennellä tehtäväluettelossasi. Suunnittele tärkeimmät kohteet huipulla, kun olet tyypillisesti tarkkaavainen ja varovainen. Ajastetaan sitten keskipitkän prioriteetin kohteet jäljellä olevaan aikaan tai tapaamisen jälkeen. Aina, kun se on mahdollista, ajoita samankaltaisia esineitä ja tehtäviä samaan aikalohkoon. Suunnittele esimerkiksi, että kaikki lähtevät puhelut tehdään samassa tunnissa tai lukea ja vastata sähköpostiviesteihin kahden pienen lohkon aikana joka päivä. Keskittymällä puhelimeen tai sähköpostitse vietettyyn aikaan vähennetään niiden keskeytyksiä, joita ne yleensä aiheuttavat työskennellessään muilla keskeisillä kohteilla, jotka on estetty huipun aikoina.
Anna aikataulusi joustavuutta. Toisin sanoen, älä ylitä aikataulua. Kahdeksan tunnin aikana kannattaa suunnitella vain kuusi tuntia keskipitkän ja korkean prioriteetin työtä ja tapaamisia. Näin suunnitelmasi ei häiritse suuresti hätätilanteessa tai kriisitilanteessa, jota sinun on käsiteltävä. Jos joustoaikana ilmenee vähän aikaa, voit työskennellä tehtäväluettelossasi, käsitellä tehtävää, joka ei ollut osa alkuperäistä suunnitelmaa, tai anna itsellesi muutama minuutti aikaa aikaa rentoutua ja vähentää stressiä tai ajattele luovasti.
