Lähetysluettelot ovat tavaroiden ostajille annettuja ilmoituksia, joiden avulla he voivat tietää, että lähetys on matkalla. Näitä prealertteja käytetään pääasiassa merenkulun kanssa, vaikka monet muutkin yritykset, joilla on vain kotimainen toiminta, voivat käyttää niitä. Lähetyspredertti lähetetään usein faksilla tai sähköpostilla asiakkaalle, joka vastaanottaa tavaroita useita päiviä ennen odotettua saapumispäivää. Tämä ilmoitus antaa asiakkaalle aikaa valmistautua saapumiseen.
Ymmärrä lähetyksen prealertin tarkoitus. Monet yritykset lähettävät asiakkaalle ennakkotapauksen. Se pitää asiakkaan ajan tasalla toimitusten yksityiskohdista. Jos olet yritys, joka lähettää tavaroita, anna asiakkaillesi tällainen huomautus.
Määritä ilmoituksen lähetystapa. Yleisin lähetysprealertitietojen lähettämiseen käytetty menetelmä on sähköpostitse.
Anna ilmoitus. Sisällytä ilmoituksen yläreunaan otsikko ”Lähetysprealentti”. Jos lähetät ilmoituksen sähköpostitse, kirjoita se myös aihepiiriin. Sisällytä lyhyt lausunto, jossa kerrotaan, että tämä on huomautus siitä, että tilatut tavarat ovat matkalla.
Ilmoita tilauksen yksityiskohdat. Lähetysprealertissa tulisi olla useita keskeisiä tietoja. Siinä on ilmoitettava selvästi yrityksenne nimi, jotta voit ilmoittaa asiakkaalle välittömästi siitä, kuka lähettää tämän ilmoituksen. Sisällytä käytetyn toimitusmenetelmän tyyppi, seurantanumero ja odotettu saapumispäivä.
Sisällytä kaikki tulliselvitystiedot. Kun tavarat lähetetään ulkomaille, on suoritettava useita tärkeitä asiakirjoja. Tavaroiden lähettäjän ja kuljettajan on täytettävä nämä lomakkeet. Tulliasiakirjat varmistavat, että tavarat voidaan tullata. Lähetyspredertti sisältää nämä tiedot, joiden avulla asiakkaalle näytetään asianmukaiset lomakkeet. Jos näitä lomakkeita ei ole täytetty oikein, lähetysongelma saattaa ilmetä.
Liitä muut tärkeät asiakirjat. Monissa yrityksissä on lähetysprealertilla usein tiettyjä asiakirjoja, joihin voi sisältyä konossementti, kauppalasku, pakkausluettelo tai materiaaliturvallisuustiedote.
Sisällytä yhteystietosi. Tämä on yksi tärkeimmistä yksityiskohdista. Tämä koostuu pääasiassa puhelinnumerosta, johon asiakas voi soittaa, jos ilmenee kysymyksiä, huolenaiheita tai ongelmia.
