Kirjeet ovat paras tapa varmistaa, että työntekijöille tai asiakkaille ilmoitetaan politiikan muutoksesta. Ihmiset pyrkivät sivuuttamaan merkkejä ja sähköposteja, koska niitä pommitetaan päivittäin niin monella mainoksella ja sähköpostiviestillä. Kirjeet ovat toisaalta vaikeampia jättää huomiotta, koska ne liittyvät muodollisuuteen ja tärkeisiin viesteihin. Ilmoituskirjeet ovat yksinkertaisia kirjoittaa ja erittäin tehokkaita.
Lataa yrityksen kirjepaperi tulostimeen. Useimmilla yrityksillä on käytäntöjä, joiden mukaan virallisen viestinnän on oltava kirjelomakkeessa, koska se auttaa välittämään johdonmukaisuutta ja auktoriteettia.
Avaa kirjain kirjoittamalla päivämäärä. Jos kirjain menee yksilöön, kirjoita vastaanottajan nimi ja osoite. Jos kirje on osa samankaltaisten ilmoitusten massapostitusta, älä kirjoita nimeä tai käytä tekstinkäsittelyohjelmasi postin yhdistämistoimintoa lisäämällä nimet.
Aloita kirjain kirjoittamalla "Dear Mr./Ms. (Name)", jota seuraa kaksoispiste tai yleisempi postitus "Dear Valued Customer" tai vastaava ilo.
Aloita kirje lyhyesti selittämällä tilanne. Jos kirjoitat antaaksesi huonoja uutisia, kuten viivästyneiden kirjojen ilmoituksessa tai erääntyneessä laskussa, selitä, mitä lasku oli ja kuinka myöhään se on. Jos kirjoitat ilmoittaaksesi asiakkaille muutoksesta politiikassa, selitä ongelma, joka aiheutti politiikan muutoksen tarpeen.
Selitä ilmoitus selkeästi ja lyhyesti, jotta vastaanottaja ei menetä viestiä. Anna päivämäärät, jolloin politiikka tulee voimaan.
Anna toimiin liittyviä tietoja, kuten määräaikoja tai menettelyjä, joita kirjeen vastaanottajan on noudatettava. Anna yhteystietosi, jos heillä on kysymyksiä.
Sulje kirje lähettämällä kiitos työntekijälle tai asiakkaalle hänen huomionsa ja kirjoita nimesi. Kirjaudu sisään nimesi yläpuolelle.
vinkkejä
-
Pidä kirjain lyhyt ja tosiasia. Jos pyydät anteeksi liian paljon asiakkaita tai työntekijöitä, tämä voi tulkita sen osaksi sitä, että he voivat kiistää ilmoituksen tai politiikan muutoksen.
