Organisaatio on juuri luonut uuden ohjelman, ja sinun on annettava asiakkaillesi tietoa siitä. Helpoin tapa tehdä tämä on lähettää jokaiselle asiakkaalle kirje, jossa hän kertoo ohjelmasta. Jotta saat asiakkaan huomion, kirjeenne on oltava mukana, jotta hän lukisi sen, ja kirjeenne on oltava informatiivinen, jotta hän ymmärtää, mitä ohjelma on. Vaikka ohjelma hyödyttää asiakkaitasi, ihmiset ovat yleensä haluttomia lukemaan suoria viestejä, joten sinun on löydettävä täsmälleen oikea tasapaino tietojen ja vakuuttamisen välillä.
Kirjoita päivämäärä ja ohita rivi. Käytä tekstinkäsittelyohjelmasi yhdistämistoimintoa lisätäksesi asiakkaiden nimet ja osoitteet tai jättämällä ne pois, jos haluat yleisen kirjeen.
Ohita ylimääräinen rivi ja kirjoita "Dear Mr./Ms. (Client name)", jota seuraa kaksoispiste tai kirjoita "Dear Valued Client", jota seuraa kaksoispiste yleistä tervehdystä varten. Muista kuitenkin, että ihmiset lukevat todennäköisemmin nimenomaan niille osoitettuja viestejä, joten jos voit lisätä asiakkaiden nimet ja osoitteet, sinun pitäisi tehdä niin.
Aloita kirje kirjeen kanssa, joka kiinnittää asiakkaiden huomion. Asiaankuuluva tosiasia tai tilasto saattaa kiinnostaa niitä; esimerkiksi. "Tiesitkö, että voit varmistaa lapsillesi 50,00 dollaria kuukaudessa uudesta ohjelmastamme?" Tällaisen suoran hyödyn alkaessa asiakkaat kiinnittävät huomiota ja kannustavat heitä lukemaan lisää.
Anna ohjelman yleiset tiedot. Anna riittävästi tietoa siitä, että asiakkaat voivat tehdä tietoon perustuvan päätöksen, mutta eivät niin paljon, että voit hukuttaa heidät hienolla tulostuksella. Kerro heille, mistä he voivat saada tietoja; sijoita esimerkiksi Web-sivuston tiedot ja tervetuliaispaketti sekä ohjelman sovellus.
Kerro asiakkaille, mitä tehdä, jos he ovat kiinnostuneita. Anna puhelinnumero tai Web-sivusto, johon he voivat rekisteröityä. Anna tarvittaessa päivämäärät, paikat ja määräajat.
Sulje kirjain kirjoittamalla "Vilpittömästi" ja ohita kolme riviväliä. Kirjoita nimesi. Tulosta kirjeet organisaation verkkosivustolle ja kirjoita nimesi kirjoittamasi nimen yläpuolelle kussakin kirjaimessa. Jos et pysty allekirjoittamaan jokaista kopiota, tee graafinen nimi ja aseta se asiakirjaan, joten kun kirjoitat kirjaimia, niillä on jokainen "allekirjoitus".
