Digitaalinen ikä luo vähemmän paperia, mutta sähköinen tallennustarve kasvaa. Organisaation tietohallintoryhmän laatimat ohjeet tietueiden luomiseen, käyttämiseen, tallentamiseen ja lopulta tuhoamiseen määräävät sähköisen tietueiden elinkaaren ehdot. Sähköisten asiakirjojen elinkaari sisältää useimpien yritys- ja julkisyhteisöjen luomisen, käytön, varastoinnin ja sijoittamisen. Jotkut organisaatiot arkistoivat tiettyjä arvokasta tietoa, joka on elinkaaren viimeinen vaihe, kun niitä ei tuhota.
luominen
Yksi suurimmista haasteista minkä tahansa sähköisen hallintajärjestelmän kanssa on dokumentoida uusien tietueiden alkaminen loogisesti ja johdonmukaisesti tulevaa käyttöä, hakua ja tallennusta varten. Se, mikä merkitsee ennätystä, vahvistetaan organisaation toimintakäsikirjassa, joka on kirjoitettu liittovaltion ja valtion sääntöjen mukaisesti. Jos se on tunnistettu oikein elinkaaren alussa, tietue on helposti saatavilla, kunnes tietueen käyttökelpoisuus päättyy ja se tuhoutuu. Järjestelmästä riippuen järjestelmä luo tietyt tietueet automaattisesti, kun tietyt tiedot syötetään tietokoneeseen. Muut järjestelmät edellyttävät, että henkilö luo tietueen manuaalisesti.
Käyttää
Kun tietue on luotu sähköisesti, se jaetaan ja käytetään tavallisesti informaatiotyökaluna liike- tai julkistarkoituksiin. Tästä syystä tietueet tallennetaan arkistoon helpon pääsyn varmistamiseksi. Vaikka aktiivinen, useimmat tietueet varastoidaan, mutta niitä käytetään tietokannan kautta, joka tunnistaa tietueen merkinnät.
Varastointi ja huolto
Kun tiedosto on käytetty ja sitä ei enää tarvita säännöllisesti, levy tallennetaan usein inaktiiviseksi. Tallenteet on tallennettava käytettäviksi ennen kuin ne hävitetään organisaatiopolitiikan mukaisesti. Osa asianmukaisen varastoinnin korostamisen syystä liittyy yksityisyyden suojaan. Varovainen organisaatiopolitiikka käsittelee turvallisuutta tärkeänä osana vastuullista tallennusta.
luonteenlaatu
Tietueiden on oltava saatavilla jo muutaman vuoden ajan liittovaltion ja valtion lakien noudattamiseksi. Useimmat tietueen säilyttämistä ja sijoittamista koskevat organisaatiopolitiikat käyttävät liittovaltion ja valtion sääntöjä tietueen säilyttämisen vähimmäisvaatimuksina. Yritykset pitävät kirjaa riita-asioista, jos he joutuvat puolustamaan tiettyjä aiemmin toteutettuja liiketoimia. Tietojen hävittäminen on ratkaisevan tärkeää. Koska sähköiset tiedostot voidaan palauttaa asiantuntija-käsissä, on tärkeää, että sähköiset tiedostot poistetaan ilman, että tietoja voidaan hakea.
