Uuden liiketoiminnan houkutteleminen on itselleen asetettu tavoiteyritys. Kun tilaisuus antaa yritykselle mahdollisuuden ottaa uusi projekti, ensimmäinen aktiviteetti sisältää tyypillisesti työn laajuuden. Työn laajuus on yleensä osa sopimusta, jossa täsmennetään, mitä toimeksisaaja aikoo tehdä hankkeen toteuttamiseksi asiakkaalle. Työn laajuus tarjoaa suuntaviivat sekä urakoitsijalle että asiakkaalle, mikä poistaa sekaannuksen ja selventää odotuksia hankkeelle.
Selvitä, miksi asiakas tarvitsee projektin ja miten aiot suorittaa sen. Sisällytä lyhyt kuvaus siitä, mitä hanke johtaa, onko se kirjallinen raportti, esitys tai jotain materiaalia. Selvitä asiakkaan osallistumista prosessin aikana, jos hänen panoksensa tai yhteistyönsä on välttämätöntä hankkeen toteuttamiseksi.
Tunnista projektin vaiheet. Laita ne loogiseen järjestykseen hankkeen alusta loppuun saakka. Kun olet valmis, numeroita ne peräkkäin. Jos askeleessa on pienemmät, erilliset vaiheet pääohjelman alla, käytä ääriviivamuotoa numeroon ja kirjoita ne. Kun asiakas lukee työn laajuuden, hän voi viitata numerointiin sen sijaan, että hän joutuisi kääntämään sivuja läpi etsimään sisältöä.
Tee aikajakso hankkeen jokaisen vaiheen loppuun saattamiseksi. Joissakin projekteissa on useita maksuja, ennen kuin uusi vaihe alkaa. Hajota kunkin vaiheen alku ja loppu ja selitä, milloin olet odottanut maksun aloittavan seuraavan vaiheen.
Kirjoita työn laajuus mahdollisimman selkeästi ja lyhyesti. Työn laajuus, joka on sanallinen, kestää kauemmin lukea ja voi olla vaikeampi ymmärtää kuin yksinkertainen. Jos käytät luoteja, käytä numeroituja luoteja grafiikkasymbolien sijaan helpottaaksesi pisteiden viittaamista. Käytä aktiivista ääntä passiivisen äänen sijaan. Aktiivinen ääni auttaa myös kirjoittamaan tarkemmin.
Pyydä kollegaa tarkistamaan laiminlyöntien, oikeinkirjoituksen tai kieliopin virheiden laajuus. Tee lisäyksiä tai muutoksia työn laajuuden parantamiseksi.
