Sopimusehdotuksen kirjoittaminen edellyttää, että kirjoitat pakottavan kertomuksen, joka selittää, miksi yrityksesi sopii parhaiten julkisen sektorin viraston työnhakuun tai yksityisen sektorin yrityksen pyytämään konsultointiprojektiin. Koska julkisen sektorin ehdotukset ovat kaikkein haastavimpia kirjoittaa, ja usein kaikkein aikaa vievin rakentaa, jos tiedät, miten voit kirjoittaa voittoehdotuksen hallitukselle, kirjoittamalla yksi yksityisen sektorin työhön on kakku.
Sopimuksen ehdotuksen kirjoittaminen
Ohjeita pyytäneiden luetteloiden tarkistaminen ehdotusten kirjoittajille verkossa olevasta työtaulusta osoittaa, että voitto-ehdotuksen käyttämä taitosjoukko on erittäin arvokas. Mutta voittaessaan voittaa sopimusehdotuksia on enemmän kuin vain hyvää kirjoitustaitoa ja englannin kielen käskyä. Hyvin kirjoitetut sopimusehdotukset edellyttävät tiimityötä ja selkeää tietoa yrityksen palveluista tai tuotteista, sopimus- ja hankintaprosesseista ja hinnoittelusta. Sopimusehdotuksen vetäminen voi kestää viikkoja ja jopa kuukausia suunnittelua, strategiaa ja tutkimusta. Sopimusehdotuksen kirjoittaminen ei ole yhden henkilön tehtävä. Monilla organisaatioilla on "sieppausjoukkoja" yrityksen liiketoiminnan kehittämisosion laajennuksena.
Kun yritykset käyttävät sopimusehdotusta
Monet yritykset, jotka tarjoavat palveluja tai tuotteita valtion virastoille, käyttävät sopimusehdotuksia keinona hankkia liiketoimintaa julkisella sektorilla. Yksityissektorilla on käytössään sopimusehdotuksia, mutta yksityisen sektorin työhön liittyvät ehdotukset ovat usein vähemmän monimutkaisia ja jäsenneltyjä kuin hallituksen hankinta- ja hankintaviranomaisille kirjoitetut ehdotukset. Jos aiot kirjoittaa organisaatiollesi sopimusehdotuksia, kannattaa oppia lisää hallitukselle suunnatuista ehdotuksista, koska hallituksen tarjoukset ovat ainutlaatuisia, ja vaatimuksia, jotka koskevat liiketoimintaa julkisen sektorin virastojen kanssa. Jos tiedät, miten voit kirjoittaa voittoisan sopimuksen ehdotuksen liittovaltion hallitukselle, esimerkiksi organisaatioliiketoiminnan voittaminen yksityisellä sektorilla on helppoa.
Hankintaprosessi
US General Services Administration julkaisee liittovaltion hankintamääräykset (FAR). FAR on 2000-sivuinen sivukirja, joka sisältää kaiken mitä haluatte tietää liittovaltion hankintaprosesseista ja -säännöistä. Amazon kuljettaa myös kirjaa ja Cliffs-Notes-esque -versioita, mutta voit ladata sen valtion sivustolta ja tietää, että saat kaikki päivitetyt tarkistukset ja muutokset. Tutustu FAR: iin ja se vastaa moniin kysymyksiin, joita sinulla on sopimuksen ehdotuksen kirjoittamisesta. Vähintään sinun on ymmärrettävä paremmin, miten ja miksi hallitus vaatii tällaisia yksityiskohtaisia vastauksia tuotteitaan ja palveluitaan koskeviin pyyntöihin.
Hallituksen hankintaprosessi alkaa usein pyytämällä. Tarjous on yleisön saatavilla oleva asiakirja, joka sisältää tietoa palveluista tai tuotteista tarvitsevasta virastosta. Tarjous sisältää yksityiskohtaisia tietoja palvelun tai tuotteen tyypistä ja siitä, miten hallitus haluaa palvelun tai tuotteen. Siinä esitetään myös myyjän ja viraston välisen suhteen hallinnan ehdot. Hallituksen pyyntöä kutsutaan "urakoitsijaksi" tai "myyjäksi". Joissakin tapauksissa hallitus antaa tietopyynnön (RFI), joka edeltää tarjouksen julkaisemista. RFI: n tarkoituksena on tunnistaa sellaiset yritykset, jotka pystyvät tarjoamaan palvelua tai tuotetta, jota hallitus haluaa. RFI: n vastaaminen vie jonkin verran työtä, mutta ei läheskään ponnisteluja, joita tarvitaan vastaamaan hallituksen pyyntöön.
On olemassa muutamia erilaisia tarjouspyyntöjä: ehdotuspyyntö (RFP), tarjouspyyntö (RFQ) ja tarjouspyyntö (ITB). Näiden myyntityyppien vivahteet määrittävät, miten teet sopimuksensi ehdotuksen. RFP edellyttää tyypillisesti, että esität yrityksesi ideoita ja lähestymistapaa hyvin yksityiskohtaisella ja vakuuttavalla tavalla, joka osoittaa kykynne ratkaista ongelman, jota hallitus on kuvannut RFP: ssä.
Esimerkiksi, kun virasto julkaisee RFP: n, jossa todetaan, että tarvitaan johtajien valmennus- ja johtamisen kehittämispalveluja hallitusten johtajille, sopimusehdotuksessa on kuvattava yrityksen johtohenkilökunnan valmennuspalvelut; valmentajien ja konsulttien asiantuntemus ja pätevyys; teoriat, joihin valmentajat luottavat valmennustilaisuuksiinsa, ja prosessi, jota käytät sen varmistamiseksi, että hallituksen johtajat saavat parhaan hyödyn valmennuksesta. Sinun on myös annettava yksityiskohtaiset tiedot yrityksen laadunvarmistusvaiheista sekä siitä, miten ehdotat valmennuksen hallintaa säännöllisen raportoinnin, kirjanpidon ja resurssien jakamisen avulla.
Kuka kirjoittaa sopimuksen ehdotuksen yritykselle?
Kokoa sieppausjoukkosi ennen kuin asetat kynän paperille tai istua tietokoneellesi. Yleisesti ottaen ei ole vain yhtä henkilöä, joka kirjoittaa sopimuksen ehdotuksen, ehdotuksen kirjoittaminen on tiimin työtä. Se on yhteistyöhanke, johon kuuluu joukko ihmisiä, jotka ovat ottaneet joukkoa joukkuetta. Jokaisella sieppausryhmässä olevalla henkilöllä on rooli ehdotuksen kirjoittamisessa. Jos edellä mainittua esimerkkiä käytetään, jos yrityksesi on jo toteuttamassa valmennuskoulutuspalveluita, ihmiset, jotka todennäköisesti lisäävät vangitsemisjoukkueen arvoa, ovat johtajakoulutusprojektipäällikkö, sopimusten ylläpitäjä, ehdotuksen tekijät, kirjanpitäjä tai toimihenkilö yhtiön toimitusjohtaja. Puheenjohtaja valvoo prosessia ja allekirjoittaa sopimuksen ehdotuksen, kun se toimitetaan hallitukselle. Yhtiön toimitusjohtaja tai hänen edustajansa osallistuu ehdotuksen kirjoittamiseen ja esittämiseen, koska niillä on valtuudet antaa sitovia asiakirjoja.
Koko ehdotuksen kirjoittamisprosessin aikana sieppausjoukkueella pitäisi olla säännöllisiä kokouksia. Näissä kokouksissa keskustellaan strategiasta, lähestymistavasta, uudesta intelistä ja edistymisestä. Sieppausjoukkueen johtaja voi olla yrityskehitysasiantuntija, joka vastaa logistiikasta sopimusehdotuksen kokoamisessa. Vaihtoehtoisesti johtaja voi olla joku, jonka yhtiön toimitusjohtaja nimittää johtajaksi tai kokeneemmaksi henkilöeksi, joka yksinkertaisesti ottaa vastuun ryhmän johtamisesta. Säännölliset tapaamiset sieppausryhmän kanssa varmistavat, että sopimusehdotuksesi on käynnissä ja että noudatat lopullisen ehdotuksen jättämisen määräaikaa. Ehdotuksesta tulee lukuisia katsauksia, kommentteja ja keskusteluja - se on valtavia ponnisteluja, myös pienille sopimuksille.
Miten voit tehdä sopimuksen ehdotuksen
Sinun tehtäväsi on voittaa sopimuspalkinto - ei voittaa sopimusehdotusta. Mutta mitä tärkeitä ovat ehdotuksen sisällön sisältö ja pakottava luonne, ei semantiikka. Ensimmäinen vaihe voittajan sopimusehdotuksen kirjoittamisessa on tutkia myyntiluvan antanutta virastoa. Jotkut yritykset tarjoavat julkisia virastoja; jokaisen sieppausryhmän jäsenen olisi kuitenkin annettava tietoja siitä, mitä heillä on virastosta. Esimerkiksi, jos projektipäällikkönä on tietoa viraston strategisesta suunnasta aiemmasta johtajakoulutuksesta, se voisi olla hyödyllistä kuvailemalla tämän viraston kanssa tehtävän valmennuksen tuloksia. Tai jos yrityksesi virkamies on tarkistanut kongressin määrärahat pyynnön esittäneelle virastolle, se on hyödyllistä määritettäessä sopimusehdotukseen liittyvää hinnoittelua.
Voittoehdotuksen kirjoittaminen edellyttää menetelmällistä ja järjestelmällistä lähestymistapaa, jolla vastataan hallituksen pyyntöön. Tee ensin tutkimus. Jos et tunne virastoa, tutustu sen verkkosivustoon ymmärtääkseen tehtävän, vision ja keskeiset periaatteet. Sisällytä nämä asiat ehdotukseenne ja, jos ne ovat yhdenmukaisia yrityksen tehtävän, vision ja keskeisten periaatteiden kanssa, sitäkin paremmin. Piirrä nämä paralleelit, joten hallituksen ehdotusten tarkasteluryhmä näkee linjauksen yrityksesi kanssa. Se on keskeinen strateginen lähestymistapa samanlaisen mielen yhteyden muodostamiseen virastoon.
Tutki tarjouspyyntöä sen varmistamiseksi, että ymmärrät, mitä virasto haluaa, ja sovittakaa aikaa ja vaivaa, joka on välttämätöntä vastatakseen tarjoukseen. Jos lähetät ehdotuksen laajasta hankkeesta, jossa sinulla ei ole mitään aiempaa suorituskykyä tai kokemusta alalla, sinun täytyy joko siirtää tämä pyyntö tai kirjoittaa poikkeuksellisen pakottava ehdotus, jossa kuvataan täysin palvelualueesi mahdollisuuksia. viranomainen vaatii. Tee myös tutkimuksesi kilpailusta. Liittovaltion virastojen on julkaistava tarjouksensa Federal Business Opportunities -verkkosivustolla - FedBizOpps, lyhyeksi (fbo.gov). Tarjouskilpailun "Kiinnostuneet myyjät" -välilehdessä on luettelo mahdollisista urakoitsijoista ja toimittajista. Kaikki kyseisessä välilehdessä luetellut yritykset eivät voi tehdä sopimusehdotuksia; se on kuitenkin hyvä alku ymmärtää, kuka on kilpailu.
Sopimusehdotuksen näyte
Yksi tärkeimmistä vaiheista voittajasopimuksen tekemisessä on ehdotuksen osien tilaaminen. Monien yritysraporttien osalta tiivistelmä on rakennettu vasta sen jälkeen, kun raportin "liha" on viimeistelty. Sama käytäntö on viisas sopimushakemuksen laatimisessa. Ajattele sopimusehdotuksen tiivistelmänä tiivistelmä - laatii lausuntoluonnoksen, jota käytät kaikkiin sopimusehdotuksiinne, mutta tallenna viimeisimmän vaiheen parannus sopimusehdotuksen kirjoittamisessa.
Useimmat hallituksen tekemät sopimusehdotukset lähetetään sähköisesti. Siksi sopimusehdotuksen näytekirje on pelkkä sähköpostiviesti, jossa kerrotaan jotain, "ABC Consulting toimittaa mielellään liitteenä olevan vastauksen RFP # 0000: een, joka sisältää ABC: n teknisen lähestymistavan, hinnoittelun ja avainhenkilöstön ansioluettelot. siirto." Syy, miksi haluat saada vahvistuksen, on varmistaa, että sinulla on todisteet siitä, että olet toimittanut ehdotuksen määräajassa. Näin ollen voittavan sopimusehdotuksen käyttöönotto on enemmän ehdotusviesti kuin lähetysviesti.Sopimusehdotuksen ensimmäisessä osassa tulee olla taustainformaatiota yrityksestänne, yrityksesi tarjoamista palveluista ja kerro lyhyesti syytä, miksi olet pätevä urakoitsija tai myyjä. Seuraavassa on esimerkki esittelystä, joka toimii sopimusehdotuksen kirjeenä:
ABC Consulting (ABC) on 8 (a), taloudellisesti epäedullisessa asemassa oleva naisen omistama pienyritys (EDWOSB), jonka tehtävänä on tarjota erinomaisia asiakaslähtöisiä ratkaisuja, joustavuutta ja innovaatioita. Työskentelemme yhdessä asiakkaidemme kanssa, jotta voidaan arvioida niiden keskeisiä tavoitteita ja tarjota kustannustehokkaita, tehokkaita ja tuloshakuisia ratkaisuja. ABC: n johtoryhmällä on yli 150 vuotta yhdistettyä johtamiskokemusta, joka keskittyy liittovaltion sopimusten ainutlaatuisiin näkökohtiin. Yhdistetyllä oikeudellisella ja ohjelmienhallintakokemuksellamme ABC tarjoaa alan asiantuntijoille käytännön kokemusta ja tietämystä liittovaltion asiakkaillemme.
ABC on kasvanut voimakkaasti viime vuosina, ja sen keskimääräinen kasvu on 25 prosenttia vuodessa. Räjähdysmäisen kasvumme määrittelemme uskomattoman sitoutumisensa laatuun. Käytämme teollisuuden parhaita käytäntöjä sekä pienten että monimutkaisten hankkeiden hallintaan. Laadunvalvontamenetelmämme sisältävät analyysejä 1) määrittelevät hallintastrategiat ja ohjelman tavoitteet määrällisesti, mitattavissa olevilla termeillä, 2) toteuttavat järjestelmiä ja menettelyjä järjestelmän suorituskyvyn seuraamiseksi tiettyihin tavoitteisiin nähden ja 3) varmistamaan, että suorituskyvyn palaute ilmoitetaan ohjelmien hallinnalle ja henkilöstölle suunnittelun parantamiseksi ja soveltaa saatuja kokemuksia. Laadumme menetelmiä lisätään riskienhallintaratkaisuilla, jotta virheiden todennäköisyyttä ja vaikutuksia voidaan vähentää ammattimaisilla riskienhallintajärjestelmillä.
Yritysinfrastruktuurimme on suunniteltu tarjoamaan laadukkaita palveluja nopeasti kasvavalle liiketoimintaympäristölle. Ylimmän johdon tehtävänä on yhteisesti tukea ohjelmamme henkilökuntaa eikä tyypillisiä "johtajia", jotka sanelevat menettelyjä, prosesseja tai yrityspolitiikkoja. ABC: n ylimmän johdon tehtävänä on tarjota kokonaisvaltaista yritystukea ja resursseja suoraan henkilökunnalle, joka tukee asiakkaitamme. Ymmärrämme asiakkaidemme tarpeet ja painopisteet ja hallitsemme resurssejamme tukemaan niiden tavoitteita.
Voimme hyödyntää aiempia menestystämme, asiantuntemustamme ja parhaita käytäntöjämme, jotta lisätä viraston nimi hallitukselta pyydettäessä eri organisaation kehittämisaloitteilla. Suunnittelemamme organisaation kehittämisaloitteet parantavat yksilön ja tiimin suorituskykyä. Aloitteidemme tulos lisää työntekijöiden sitoutumista tehokkaan viestinnän, yhteistyön ja konsensuksen rakentamisen kautta. ABC Consulting sillä on taustaa, koulutusta, pätevyyttä ja ammattilaisia, jotka pystyvät toimittamaan menestyksekkäästi suorituskykyä koskevassa selvityksessä (PWS) vaadittavat monipuoliset inhimillisen pääoman palvelut.
