Turvallisuusohjelmat, jotka sisältävät dokumentoituja käytäntöjä ja menettelyjä, säästävät työntekijöitä onnettomuuksista ja säästävät yrityksen rahaa. Turvallisuusjohtoryhmän johtavan turvallisuusneuvonantajan Mark Steinhoferin mukaan työntekijöiden vammat ja sairaudet laskevat 20 prosenttia ja yritykset näkevät 4–6 dollarin sijoitetun pääoman tuoton turvallisuuteen liittyviin ohjelmiin. Kirjoita työturvallisuus- ja työterveyshallinnon ohjeita noudattavia turvallisuusmuistioita ja asiakirjoja, ja ne on suunnattu työntekijöille, joilla on asianmukainen koulutus ja valtuudet.
Työnantajat sitoutuvat noudattamaan
OSHA vaatii työnantajia antamaan turvallisuusohjeita kaikille työntekijöille, jotka suorittavat työpaikkoja, jotka voivat olla vaarallisia. Pienyritysten omistajat, turvallisuusvaatimukset täyttävät toimihenkilöt, henkilöstöasiantuntijat, koulutusjohtajat tai muut työntekijöiden valvonnassa ja turvallisuudessa nimitetyt työntekijät ovat vastuussa turvallisuusmuistioiden kirjoittamisesta ja jakamisesta asianomaisille työntekijöille. Esimerkiksi esimies voi olla vastuussa muistiinpanojen kiertämisestä kovien hattujen käyttötarpeista tietyillä alueilla.
Työntekijät saavat asianmukaiset turvallisuusviestit
Turvallisuustiedotteet on suunniteltava siten, että ne kohdistuvat asianmukaisiin työntekijöihin, jotka ymmärtävät ja joihin turvallisuusmääräykset vaikuttavat. Tietämättömyys siitä, miten työ on tarkoitus suorittaa, ei ole tekosyy turvallisuuden puutteelle OSHA: n mukaan. Työnantajan velvollisuutena on kouluttaa työntekijöitä, jotka eivät ole asianmukaisesti sertifioituja tai koulutettuja riskialttiissa työpaikoissa. Henkilöstö voi esimerkiksi laatia luettelon työntekijöiden työnimikkeistä, joihin sisältyy heidän pääsynsä taso, kuten "vain sertifioidut nosturikäyttäjät voivat astua telakalle, kun koneita käytetään." Tämä viesti voi mennä muistiin ja julkaista työalueella.
Muistion sisältö, joka on tarkistettu yrityksen protokollia vastaan
Työnantajien ja johtajien, jotka laativat turvallisuusmuistioita, tulee verrata asiakirjojen sisältöä yrityksen tarkistuslistoihin, jotka määrittävät turvallisuusasiakirjojen keskeiset vaatimukset. Jos esimerkiksi uusi OSHA-päätös siirretään, muistion tulisi mainita nimenomaisesti vaatimukset, ja johtajien olisi tarkistettava sanamuoto sen tarkkuuden varmistamiseksi. Hallituksen tai turvallisuuskomission uusien direktiivien tulisi noudattaa sääntöjen luojan laatimaa tarkistuslistaa. Muistiinpanoissa tulisi olla ohjeita työntekijöille palautteen antamiseksi, jotta he voivat ymmärtää direktiivit. Muistiossa voi olla niiden lukijoiden nimet, joiden lukeminen on välttämätöntä, ja vaatimus, että jokainen nimetty työntekijä aloittaa nimensä jälkeen.
Seuraamusten noudattamatta jättäminen
Työnantajat voivat kohdata jäykkiä sakkoja OSHA: lta, jos he eivät tarjoa työntekijöille selkeitä turvallisuusmääräyksiä ja -määräyksiä. Työnantajia, joiden katsotaan osoittavan laiminlyönnin työntekijöiden turvallisuudelle, kun he eivät noudata OSHA: n direktiivejä, voidaan sakottaa jopa 70 000 dollaria rikkomisesta. Turvallisuusmuistioiden ja OSHA: n määräysten jättäminen myös voi johtaa sakkoihin. Kun työnantaja on mainittu turvallisuussääntöjen rikkomisesta, työnantajan on myös lähetettävä kopio tästä rikkomuksesta tavallisessa näkymässä kolmen päivän ajan tai kunnes ongelma on korjattu. Lisäksi kaikkien muistioiden ja oppimateriaalien on oltava työntekijöiden saatavilla kielellä, jota he ymmärtävät. Työnantajilla saattaa olla esimerkiksi käännöksiä, jotka on käännetty, ja lähettämään rinnakkaiset kopiot rikkomuksesta englanniksi, espanjaksi, arabiaksi ja millä tahansa muulla muut työntekijöiden puhuttamat kielet välttääkseen ylimääräisiä sakkoja. Henkilöresurssien tai vuokrausjohtajan on käännettävä ja annettava kaikki koulutuksen muistiinpanot ja ohjekirjat myös työntekijöiden puhumilla kielillä.
