Kokoukset voivat olla kampela ilman asianmukaista suunnittelua, vaikka sillä olisi selkeä tarkoitus ja asianmukaiset osallistujat. Kokouksen suunnittelua koskevan esityslistan käyttäminen voi auttaa kokoamista sujuvasti ja tehokkaasti käsittelemään keskeisiä kysymyksiä tai aiheita. Tulevaisuuden suunnittelu antaa niille, jotka osallistuvat kokoukseen, tietoa siitä, mitä odottaa, aikaa valmistautua ja antaa järjestyksen, jossa asioita käsitellään. Toinen syy siihen, että esityslistat ovat suosittuja, on se, että ne säästävät kaikkia aikaa.
Mikä on Agenda?
Yksinkertaisesti sanottuna esityslista on luettelo tai suunnitelma. Tässä luettelossa on aiheita ja ongelmia tai kysymyksiä, joista keskustellaan kokouksen aikana. Esityslomakkeita on useita; kokouksen tarkoitus ja tyyppi määrittävät, mitä esityslistan muotoa käytetään. Tyypillisesti käytettävät esityslistat ovat epävirallisia, muodollisia, priorisoituja ja ajoitettuja. Jokaisen esitysmuodon tunteminen mahdollistaa tehokkaan tyypin valinnan tarpeisiisi.
Epävirallinen ja muodollinen
Epävirallinen esityslista viittaa pohjimmiltaan epäviralliseen luetteloon asioista, joista keskustellaan kokouksen aikana ja joka heittää usein yhteen viime hetkellä. Virallinen esityslista seuraa enemmän muotoa. Tämä muoto sisältää kokouksen tyypin, luetteloi kokouksen ohjaajan ja luetteloi kaikki osanottajat. Esityslista seuraa tiettyä järjestystä: tilauspyyntö, nimenhuuto, minuutit viimeisestä kokouksesta, avoimet kysymykset, uusi liiketoiminta ja lykkääminen.
Priorisoitu ja ajastettu
Priorisoidut esityslistat noudattavat ensisijaista järjestelmää. Aineille annetaan järjestys ryhmälle havaitun merkityksen mukaan. Aiheet keskustellaan tässä järjestyksessä. Ajastetut esityslistat viittaavat kokouksen tietyn ajanjakson käyttämiseen - yleensä ajankäyttäjälle annetaan tehtäväksi pysyä. Tässä muodossa esityslista laaditaan aikavälein. Esimerkiksi 9: 30-9: 35: seurustelu / lämpeneminen, 9: 35-9: 40: tarkistus ja haluttu lopputulos, 9: 40-9: 50: tarkista minuutit viimeisestä kokouksesta.
Alarivi
Älä epäröi kysyä muiden osallistujien panosta esityslistalla. Osallistujat voivat antaa arvokasta tietoa siitä, mitä aiheita tai kysymyksiä on keskusteltava. Asianmukaiset osallistujat ovat avain hyvin suunniteltuun ja onnistuneeseen kokoukseen. Kaikkien esityslistan tulisi sisältää istunnon tarkoitus; on selkeät toivotut tulokset; luokitella asialistan aiheet joko tietojen jakamiseen tai tietojenkäsittelyyn; ja lopeta aiheen kääriminen ja keskustelu seuraavista vaiheista.
