Nykyään yritykset siirtyvät nopeasti perinteisestä paperin arkistointijärjestelmästä tietokonepohjaisiin arkistointimenetelmiin, joita kutsutaan sähköisiksi arkistointijärjestelmiksi. Arkistointijärjestelmän tarkoituksena on tarjota mukavuus, nopeus ja helppous tallennettujen tietojen syöttämisessä, käyttämisessä ja hakemisessa. Eri tarkoituksiin on olemassa useita erilaisia arkistointijärjestelmiä.
Levyn arkistointijärjestelmät
Yleisimmin käytettynä tietojen tallennukseen, levyasemat voivat olla tietokoneeseen liitettyjä osia tai irrottaa ja liittää tietokoneeseen. Ohjelmat tallennetaan tietokoneen levyasemaan. CD- ja DVD-levyt luodaan käyttämällä levyasemista saatuja tietoja.
Flash-tiedostojärjestelmät
Flash-tiedostot ovat pieniä, yleensä kannettavia elektronisia laitteita, jotka kätevästi tallentavat suuria määriä mediatiedostoja. Flash-tiedostoja voidaan käyttää tietojen, kuten asiakirjojen, valokuvien, videoiden ja musiikin siirtämiseen muutamassa sekunnissa. Muistit ja muistikortit ovat kaksi suosittua esimerkkiä flash-tiedostoista.
Transactional Filing System
Ensisijaisesti pankkien käyttämää liiketoimen arkistointi yhdistää useita tietokoneita yhdellä ohjelmalla. Kaikki tähän tiedostojärjestelmään tehdyt muutokset päivittyvät automaattisesti kaikkiin muihin tietokoneeseen liitettyihin tietokoneisiin. Paras esimerkki toiminnallisesta arkistointijärjestelmästä on, kun ostat kohteen myymälässä ja luottokorttisi hyväksytään tai hylätään käytettävissä olevan saldosi mukaan. Kun käytät korttiasi tämän järjestelmän kautta, se on yhteydessä kaikkiin muihin tietokoneisiin samalla tapahtumahakemistojärjestelmällä, joten "tietäen", kattaako kortti tämän saldon. Kun teet ostoksesi, luottokorttisi saldo laskee automaattisesti ja koko järjestelmä päivitetään välittömästi.
Verkkotiedostojärjestelmä
Tämän tyyppinen sähköinen arkistointijärjestelmä mahdollistaa verkon tietokoneiden pääsyn tiedostoihin järjestelmänvalvojan tietokoneelta. Esimerkiksi yrityksen omistajalla (ylläpitäjällä) voi olla tietokoneessa tiedostoja, joihin hänen asiakkaansa tarvitsee pääsyn. Järjestelmänvalvoja voi asettaa käyttöoikeudet sallia tämän tietyn asiakkaan pääsyn verkon arkistointijärjestelmään, ja nyt jompikumpi osapuoli voi tehdä muutoksia tai luoda lisäyksiä tiedostoihin.
