Yrityksen sääntöjen mukainen täysi noudattaminen tarkoittaa sitä, että sinun on suoritettava hallituksen kokouksia, kuten nämä lait määrittävät. Jäsenillä on määräysvaltaa hallintoneuvoston näissä kokouksissa tekemiensä toimien suhteen, mutta heillä on paljon vähemmän sanoja siitä, miten kokoukset jatkuvat. Kokousten pöytäkirjat, jotka tuomioistuimet ovat tulkinneet oikeudellisiksi asiakirjoiksi, ovat niin merkittäviä, että kuten liike-elämän konsultti Carter McNamara sanoo, "… jos se ei ole pöytäkirjassa, se ei tapahtunut."
Selvitä, mitä tyypillisessä hallituksen kokouksessa ilmenee tarkastelemalla esityslistan esityslistalla johdon ohjeessa. Mukauta tätä ohjelmaa yrityksesi kulttuurin ja tarkoituksen mukaan. (Http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Nimeä joku - yleensä hallituksen sihteeri - ottamaan pöytäkirja kokouksesta. Pöytäkirjoissa tulisi olla McNamaran suosittelemia tietoja: yrityksen nimi, kokouksen päivämäärä ja kellonaika, joka kutsui kokouksen tilaukseen, osanottajat, tehdyt ehdotukset, eturistiriidat, jotka estävät osallistujaa äänestämästä, äänestämästä pidättäytyminen ja perustelut, kun kokous päättyi ja joka valmisteli pöytäkirjan.
Päätä, onko läsnä päätösvaltaisuus - vähimmäismäärä jäseniä, jotka tarvitsevat toimia. Chicagon lakimiesten kansalaisoikeuksia käsittelevän komitean mukaan lakisääteisen käsikirjan mukaan tarkista ohjesäännöstä selvittääkseen, kuinka monta jäsentä tarvitaan päätösvaltaisuuteen. Useimmissa yrityksissä yksinkertainen enemmistö tekee. Esimerkiksi kymmenen jäsentä edustavalla hallituksella olisi päätösvaltainen, jos kuusi oli läsnä.
Pyydä hallituksen puheenjohtaja kutsumaan kokouksen tilaukseen, kuten esimerkkipäivissä Management Help. Sihteerin tulisi osallistua kutsumalla hallituksen jäsenten nimet, jotka vastaavat ääneen, jos he ovat läsnä.
Kysy, tarkistavatko hallituksen jäsenet edellisen kokouksen pöytäkirjoja ja jos ehdotetaan muutoksia. Kysy sitten muilta jäseniltä, ovatko he samaa mieltä muutoksista. Huomaa sopimus ja erimielisyydet.Sitten äänestää, onko muutokset tehtävä. Jos enemmistö äänestää kyllä, ilmoita, että muutokset tehdään ja jaetaan kaikille jäsenille hyväksyttäväksi seuraavassa kokouksessa.
Pyydä valiokunnan puheenjohtajia raportoimaan tapahtumista viime kokouksen jälkeen. Huomaa, miten McNamara viittaa näytteille, jotka kuvaavat kokouksia tai tapahtumia, joihin he ovat osallistuneet.
Äänestä hallituksen jäsenten tekemiä ehdotuksia tehtävän suorittamiseksi. Esimerkkejä esityksistä ovat konsultin palkkaaminen apurahojen kirjoittamiseen, tarkistusluetteloiden ja tilinpäätösten hyväksymiseen ja jopa lahjojen lähettäminen sairaille työntekijöille.
Pyydä hallituksen jäseniä raportoimaan uudesta liiketoiminnasta tai tulevista tapahtumista. Ovatko he osallistumassa konferensseihin? Muiden osallistujien tulisi tietää? Tai tarjoavatko he neuvoja tietystä asiasta?
Pysäytä kokous ja ilmoita aika, jolloin se keskeytettiin. Anna seuraavan kokouksen päivämäärä, aika ja sijainti. Määritä, jatkaako hallitus kokousta "toimeenpanevassa" istunnossa, jossa muut kuin hallituksen jäsenet eivät ole sallittuja.
