Järjestetty ja kehittynyt kokousohjelma varmistaa, että kaikki tärkeät aiheet käsitellään tietyssä kokouksessa. Suunnittelurakenne auttaa ohjaamaan kokouksen suuntaa, jotta et siirry eri aiheista toiseen, jolloin liiketoiminta voidaan toteuttaa tehokkaammin. Käynnistä esityslistasi hyvin ennen kokousta, jotta voit luoda useita luonnoksia ja lähettää ne osallistujille ennen kokousta, jotta he voivat tietää, mitä odottaa.
Kirjoita muistiin kaikki aiheet, joita tarvitset kokouksessa. Aloita mahdollisimman laajasti. Kirjoita esimerkiksi "Ajoitus", joka voi sisältää useita alatekstejä. Käytä aikaisempien kokousten, sähköpostiviestien ja tietojen muistiinpanoja, jotta sinulla on kaikki tarvittavat aiheet.
Kommunikoi muiden kokousten suunnittelijoiden tai osallistujien kanssa ja tiedustele, onko heillä aiheita, jotka tarvitsevat huomiota. Anna heille määräaika ehdotetuille aiheille ja kohteille, jotta sinulla on aikaa tehdä tarvittaessa seurantatutkimuksia tai kirjeenvaihtoa, ja aseta ne sitten ääriviivaan.
Järjestä aiheesi. Etsi aiheita, jotka voidaan sijoittaa suuremman aiheen alle. Jos näin ei ole, mene läpi jokaisen yleisen aiheen ja hajota se tiettyihin esityslistan kohtiin. Esimerkiksi tuotantokokouksen esityslista saattaa sisältää "harjoitusten konflikteja" ja "muistettavia päivämääriä" kohdassa "Ajoitus".
Kokoa tärkeimmät aiheet tärkeysjärjestyksessä. Päätä, mitä aiheita pitäisi ensin käsitellä ääriviivoissa sen mukaan, kuinka tärkeitä ne ovat, kuinka paljon aikaa sinun on keskusteltava niistä ja erityisistä näkökohdista, kuten henkilö, joka esittää esimerkiksi osan kokouksesta, jonka täytyy lähteä aikaisin.
Kirjoita tärkeimmät aiheet pystysuoraan luetteloon lihavoituna, suurempana kirjasintyyppinä, noin 14 - 16 pisteen fontilla. Sijoita tai välilehti kerran ja merkitse jokainen alaotsikko suoraan pääaiheen alle. Voit numeroida tai kirjoittaa aiheita ja alaotsioita haluamallasi tavalla. Sisällytä yksityiskohtaiset kohdat kunkin alaotsikon alle.
Bullet ja luetellaan myös nämä kohteet, joten he istuvat alaotsikon alla, aivan oikealla puolella. Useimmat ohjelmat sisenevät automaattisesti, luovat ja numerot, kun painat "Enter" ja "Tab" pää- tai alaoppaan lopussa.
Kirjoita kaikki tarvittavat kokoustiedot asiakirjan yläreunaan, mukaan lukien kokouksen nimi ja päivämäärä, aika, sijainti, kutsutut tai odotetut osallistujat ja kokouksen järjestäjän yhteystiedot, todennäköisesti itse.
Kirjoita tarvittaessa kunkin aiheen esittelijän nimi pää- tai alaotsikon vieressä. Huomaa, kuinka paljon aikaa annat kullekin aiheelle. Tarkista, että annat hänelle tarpeeksi aikaa.
