Hankintaedustajan ensisijainen vastuu on varmistaa tarvittavien materiaalien riittävä tarjonta ja laatu parhaalla mahdollisella hinnalla. Painopisteenä on laatu, materiaalien saatavuus, inventaario ja hinnoittelu. Tavoitteiden asettamisessa ostoasiamiehen tulisi keskittyä toimintaan ja mittareihin, jotka parantavat suorituskykyä näillä neljällä alueella.
Laatu
Mitä ostamme, odotamme laatua. Materiaalien on oltava teknisten vaatimusten mukaisia. Huonolaatuiset kustannukset ylittävät usein materiaalin todelliset kustannukset. Huono laatu voi johtaa menetettyihin työvoimakustannuksiin, takuuvaatimuksiin, mahdollisesti jopa vahinkoon. Ostajalla olisi oltava toimittajan laadun mittari, jotta varmistetaan, että valitut toimittajat täyttävät standardit. Metriikan tulisi sisältää toimittajalta vastaanotettujen viallisten tuotteiden määrä prosentteina vastaanotetuista tuotteista. Jokaisen toimittajan kanssa olisi asetettava tavoite. Numeroiden pitäisi parantaa vuosittain.
Materiaalin saatavuus
Materiaalin saatavuuden kaksi näkökohtaa ansaitsevat mitata. Ensimmäinen keskittyy siihen, kuinka monta materiaalipulaa esiintyy. On välttämätöntä mitata tämä ymmärrettäväksi, jos ostaja on tilannut sopivia määriä materiaalia oikeaan aikaan. Jos näin ei ole, ostopäällikkö tarvitsee toimia. jos päivittäistavarakauppa loppuu tuotteesta ja se tapahtuu kahden tunnin välein viiden vuoden välein, se ei houkuttelisi tarkastusta, jos se kestäisi kolme päivää ja tapahtuisi joka toinen viikko.
Toinen näkökohta on toimittajien toimitusten luotettavuus. Tämä mitataan vertaamalla tavarantoimittajien toimituksia ostotilauksia vastaan. Jos toimittaja toimittaa oikean määrän ajoissa, tilausta pidetään "täydellisenä". Jos määrä tai toimituspäivämäärä ei vastaa ostotilausta, tämä laskettaisiin "miss". Kuten laadun osalta, tavoitteiden tulisi täyttää yrityksen tavoitteet ja osoittaa jatkuvaa parantamista.
Varastosijoitukset
Vaikka ostoagentti on vastuussa siitä, että riittävät toimitukset ovat käytettävissä, on tärkeää, että ne ovat vastuussa myös varastojen vähäisyydestä. Harvoilla yrityksillä on rajattomat resurssit inventaarioon. Ostajan on siis varmistettava, että varaston kokonaisarvo pidetään rajoissa. Varaston tehokkuuden yleisin mittaus on inventaario. Varastokierros mittaa, kuinka monta kertaa tietyn vuoden aikana varasto on kokonaan käännetty. Esimerkiksi on olemassa tuote, jota yritys käyttää 12 000 yksikköä vuodessa. Samalle tuotteelle on ollut 1 000 kappaletta varastoa milloin tahansa. Tämän erän laskettu varaston kierros olisi 12 (12 000 jaettuna 1 000). Kääntymisnopeus 12 osoittaa, että varasto muuttuu kerran kuukaudessa tai 12 kertaa vuodessa. Mitä suurempi kierrosnopeus on, sitä tehokkaampaa varastoa käytetään.
hinnoittelu
Ostettaessa erään kohteena olevan vakiohinnan ja todellisen maksetun hinnan välistä eroa kutsutaan ostohinnan vaihteluksi tai PPV: ksi. PPV on yleinen mitattavissa ostotoimistoille ymmärtääkseen, kuinka hyvin tai huono, että agentti toimii suhteessa kustannusstandardeihin. Myönteinen PPV: n hankkimiseksi ostoagentti ottaa toimittajat pois kustannuksista toimitusketjusta. Esimerkkinä voidaan mainita, jos ostoagentti alentaa hintaa ostamalla suuremmasta erän koosta tai jos ostoagentti pystyi löytämään vaihtoehtoisen lähteen, joka voisi toimittaa edullisemman hinnan.
