Liiketoiminnassa päivittäin voi syntyä useita erilaisia kustannuksia. Sen sijaan, että ostettaisiin ostotilauksia näiden tuotteiden ostamiseksi, monet yritykset käyttävät pieniä käteisrahastoja. Pieni käteisrahasto on rahamäärä, jonka yritys käyttää pienten, erilaisten ostosten tekemiseen.
Petty Cash Transaction
Pieni käteisliike on sellainen, jossa työntekijä tai yrityksen omistaja ottaa rahaa pienestä käteisrahastosta ostamaan jotain yritykselle. Kun henkilö ottaa rahaa pienestä käteisrahastosta, hän panee sen merkille pikku käteispalkkiin. Osto voidaan sitten tehdä yritykselle, ja kaikki jäljellä olevat rahat voidaan palauttaa pikku käteisrahastoon. Pienet käteisvarat luovat usein yrityksen omistaja yksinkertaisesti kirjoittamalla yritystarkastuksen käteiseksi.
Petty Cash Purchases
Pienessä käteisrahastossa olevaa rahaa voidaan käyttää moniin tarkoituksiin yrityksen säännölliseen toimintaan. Esimerkiksi useimmat yritykset tarvitsevat ostaa satunnaisia tarvikkeita, kuten postimerkkejä, kirjekuoria, paperia tai kynää. Jotkut toimistot käyttävät pieniä käteisvaroja maksamaan satunnaisia toimistolounaita, pysäköintimaksuja tai muita kustannuksia, jotka tulevat koko päivän ajan. Liiketoiminnan omistaja tai osaston johtaja asettaa tyypillisesti standardit sille, mitä rahaa voidaan käyttää.
Petty Cashin seuranta
Työntekijöiden käytettävissä olevan rahamäärän saaminen edellyttää jonkin verran valvontaa varmistaakseen, että rahastoa ei käytetä väärin. Tyypillisesti pienten käteisrahastojen vastuulla on säilytysyhteisö. Silloin kun joku haluaa käyttää osaa rahasta, hänen on täytettävä kuponki tai jokin muu maksupyyntö. Ostamisen jälkeen henkilön on myös palautettava tapahtuman kuitti pikku käteisrahaston hoitajalle. Näin säilytysyhteisö voi seurata tarkalleen, missä kaikki rahat ovat menossa.
Tarkoitus
Pienen raharahaston perustamisen ensisijaisena tarkoituksena on säästää aikaa ja vaivaa. Ilman pikku käteisrahastoa liiketarkastusten kirjoittamisesta vastaavan henkilön olisi lopulta kirjoitettava useita tarkastuksia koko toiminnan ajan. Sen sijaan, että henkilö voi tehdä käteisvarojen tarkastuksen säännöllisesti ja antaa sen jälkeen säilytysyhteisölle mahdollisuuden valvoa tätä rahaa. Se vähentää työn määrää ja johtaa vähemmän liiketoimiin.
