Esityslistat muodostavat kokouksen odotukset. Esityslomakkeen käyttäminen antaa standardoinnin ja muodollisen muodon johtajan kokoukselle. Kokousten suunnittelu osoittaa ammattitaitoa ja valmiutta, joka tarvitaan sujuvaan kokoukseen. Esityslistan jakaminen päivä tai kaksi ennen kokousta antaa kutsutulle mahdollisuuden valmistella ja ennakoida kokouksen esityksiä ja keskusteluja. Johtajan usein on kiireinen aikataulu, jossa on vähän aikaa lajitella monimutkaisia asiakirjoja. Mitä yksinkertaisempi voit tehdä esityslomakkeen, sitä helpompi on ohjaajien ja avustajien määrittää kokouksen tarkoitus, sijainti ja aiheet.
Luo ohjaajan kokouksen esityslista tekstinkäsittelyohjelmassa, kuten Microsoft Wordissa. Word on sovellus, johon useimmat voivat käyttää ja tarjoaa useita ladattavia kokousohjelman malleja, joita haluat ehkä käyttää lähtökohtana. Voit mukauttaa esityslistasi yrityksen logon ja nimen mukaan.
Syötä kokouksen nimi, päivämäärä, kellonaika, sijainti ja neuvottelupuhelutiedot esityslistan otsikkoon. Esitä tiedot selkeästi, sivun yläreunassa ja keskellä niin kutsutut tietävät selvästi, miten ja milloin päästä kokoukseen. Saatat myös haluta sisällyttää luettelon kutsutuista ja ohjaajista, koska sivun huone sallii.
Pyydä esityslistan aiheita osallistuvilta johtajilta. Lähetä sähköpostia vähintään viikkoa ennen kokousta pyytääkseen esityslistan aiheita. Luettele esityslistan aiheet sen mukaan, miten aiot esittää jokaisen aiheen. Luettele mallipohjassa jokainen esityslistan numero numerolla vasemmalla ja sen henkilön nimi, joka vastaa keskustelun johtamisesta aiheen oikealle puolelle. Jos aika on rajallinen, voit halutessasi määrittää jokaiselle aihealueelle aikakehyksiä, jotka luetellaan esityslistan kohdan vieressä.
Lista “Seuraavat vaiheet” ja “Muut kohteet” viimeisiksi kahdeksi asialistaksi. Tällöin kokouksenne voi kata kaikki toimintasuunnitelman kohteet ja muut aiheet, joita ei ehkä ole virallisesti mainittu esityslistalla.
vinkkejä
-
Käytä samaa esityslomaketta seuraavien johtajien kokouksiin. Johtajat tottuvat katsomaan esityslistan muotoa ja katsomaan helposti kokouksen tietoja ja aiheita. Varmista, että esityslistat ovat epäselvät, niillä on runsaasti tilaa rivien välillä ja näytetään selkeästi asiakirjan tarkoitus ja kokouksen syy.
