Kokoukset voivat olla päivän tuottavin osa tai ajanhukkaa. Kaikki riippuu kokouksen rakenteesta ja kokouksen johtajan taidoista. Jos työsi on tarkoitus järjestää kokous, yksi tärkeimmistä tavoitteista on luoda esityslista. Kokouksen asialistan kohtien asianmukainen merkitseminen on välttämätöntä, koska nämä asialistalla olevat asiat asettavat kokouksen sävyn ja auttavat pitämään keskustelun poissa.
Merkitse esityslistan kohdaksi "informatiivinen", jos sen tarkoituksena on antaa taustaa muille kokouksen osanottajille. Esimerkiksi projektiryhmän jäsenen on ehkä selitettävä ehdotettujen ohjelmistomuutosten laajuus ensimmäisessä käynnistyskokouksessa. Tämäntyyppinen kokouksen esityslista on informatiivinen. Osallistujien ei tarvitse hyväksyä tai olla eri mieltä tästä asiasta; niiden on yksinkertaisesti otettava vastaan tiedot.
Luo neuvoa-antavia kokouskohteita asioista, jotka edellyttävät keskustelua, mutta joita ei odoteta ratkaistavan kokouksessa. Neuvoa-antavat asiat antavat osallistujille mahdollisuuden jakaa huolensa ja antaa mielipiteensä käsiteltävistä asioista. Esimerkiksi ehdotettu tietokonelaitteistopäivitystä käsittelevä kokous voi sisältää useita neuvoa-antavia asialistoja, mukaan lukien keskustelu tarkasteltavista laitteistoratkaisuista. Hankkeen johtaja voi antaa lyhyen yleiskatsauksen jokaisesta ehdotetusta ratkaisusta, minkä jälkeen jäljellä olevat kokouksen osanottajat keskustelevat yleisesti.
Merkitse kokouksen esityslistan kohta "ongelmanratkaisuksi", jos sen tarkoituksena on todellakin päästä ratkaisuun kokouksen aikana. Tämä tarra perustuu tiettyyn kokoukseen, jonka suunnittelet. Esityslista voidaan merkitä neuvoa-antavaksi yhdessä kokouksessa ja ongelmanratkaisua seuraavaksi, kun projekti siirtyy alusta päätöslauselmaan. Esimerkiksi laitteistovalintoja käsittelevä neuvoa-antava esityslista voi kääntyä seuraavaan kokoukseen ongelmanratkaisuun, kun osallistujia pyydetään valitsemaan itse laitteistoratkaisu.
Luo kokouksen esityslistan kohta, jonka nimi on "avunpyyntö", jos sen tarkoituksena on pyytää muita kokouksen osanottajia apua. Nämä kohteet voivat toimia seuraavalle kokoukselle seuraavassa kokouksessa, jolloin jokainen projektiryhmän jäsen antaa päivityksen ja antaa muille joukkueille tietoja projektin tilasta.
